می تواند مزایای زیادی برای یک کسب و کار کوچک ارائه دهد. این مزایا را مى توان با استفاده از یک سیستم حسابداری یکپارچه تقویت کرد، به این صورت که این سیستم به طور خودکار جریان داده ها را از طریق عملیات مالی شما دریافت مى کند و انتقال می دهد.
یک سیستم یکپارچه، نیازى به دوباره وارد کردن داده ها ندارد، و در عین حال این اطمینان را ایجاد می کند که سوابق مالى شما همیشه به روز است. در یک سیستم حسابداری یکپارچه، تمام عملکردهاى حسابداری در یک برنامه واحد که است، یکپارچه می شوند. این مساله به این معنی است که نیازی به دوباره وارد کردن داده ها از یک سیستم به یک سیستم دیگر نیست، (مانند بازنویسی داده ها از یک سیستم مدیریت به یک سیستم حسابداری مستقل).
همچنین نیازی به هماهنگ کردن دفاتر حسابدارى و عملکردهاى مختلف نیست، چرا که آنها به طور خودکار و هم زمان به روز رسانی می شوند. در نتیجه، تجارت شما اطلاعات مالی را دقیق تر و سریعتر دریافت می کند.
این موضوع به مدیریت کمک می کند تا بر اساس اطلاعات موجود، درست به موقع تصمیمات صحیح کارى بگیرد و یا دوره هاى اصلاحى فورى برگذار کند.
ویژگی های سیستم یکپارچه اطلاعات در ERP
اکثر سیستم ها ماژول هاى اصلى و غیر اصلى دارند. ماژول های اصلی شامل حساب های دریافتى، حساب های قابل پرداخت، سرفصل، سفارش خرید، موجودی سهام، صورتحساب و حسابداری است. ماژول های غیر اصلى اختیاری هستند که می توانید بسته به نیازهای کسب و کار خود، آنها را خریداری کنید و یا توسعه دهید.
آنها مى توانند شامل ویژگى هایى چون پرداخت الکترونیکی، جمع آوری بدهی ها، حقوق و دستمزد، برگه زمانبندى، حسابداری اداری، پشتیبانی از چند ارز یا مالیات بر ارزش افزوده و سایر موارد باشد.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه
برای حفظ کسب و کار خود در حالت رو به رشد، سعى کنید برنامه اى بریزید که تمامى اطلاعات (کدها، پایگاه داده، فرایند کسب و کار و غیره) همگى بصورت یکپارچه بر روى یک نرم افزار اجرا شود.
طراحی چنین سیستمى باعث صرفه جویی در هزینه و بهره وری بیشتر در کسب و کار می شود.
فرآیندهای کلیدی مختلفی وجود دارند که باید به حالت خودکار در بیایند.
بر اساس تحقیق ROI که به وسیله سازمان تحقیقات هسته ای انجام شد مشخص شد که مشترى هایى که از NetSuite استفاده می کنند، ( ابر مجموعه کسب و کار یکپارچه در سراسر جهان) زمان های بستن مالی خود را تا ۵٠ ٪ افزایش دادند، فروش خود را تا ١٢.۵ ٪ افزایش دادند و میزان تولید را ۵٠٪ افزایش دادند.
هر نوع کسب و کارى براى گرفتن تصمیمات درست در هر زمانى، نیازمند برخوردار بودن از یک دید مناسب از اوضاع است.
اگر داده ها بدون از دست دادن منابع، فورى، در هر زمان و هر کجا در دسترس باشد، تصمیم گیری بسیار آسان خواهد بود.
دید واقعى در هر زمان، مى تواند سود سالانه بیش از یک دوره زمانی را ارائه دهد.
هنگامی که از فناوری اطلاعات استفاده مى شود، در زمان براى عملیات مختلف مانند تهیه، نصب و نگهداری سیستم های مختلف و نیز ادغام بین آنها صرفه جویی می شود، و مقدار زیادی از منابع ذخیره می شود که می توان از تمام آن ها برای بهبود عملیات تجاری استفاده کرد.
با نرم افزارهاى سیستم هاى یکپارچه، تجارت را می توان به مکان های مختلف گسترش داد؛ و به دلیل وجود فرایند مدیریت منظم داده ها، کانال های فروش بیشترى ایجاد کرد.
به دلیل دسترسى به این میدان هاى دید، شرکت ها می توانند به مشتریان موجود فروش بهترى داشته باشند و به طور موثر با مشتری های موجود در تماس باشند.
همین که این فرایندها به سرعت پیاده سازى شدند، کاربران تجارت قادر خواهند بود تا تجربه و تخصص عملیاتى خود را در فرایند مناسب به کار گیرند تا مسیر خود را اصلاح کنند و یا ارتقاء دهند.
از سوی دیگر، فناوری اطلاعات بر روی ابتکار استراتژیک تمرکز دارد که ارزش کسب و کار شما را افزایش خواهد داد.
امروزه بسیارى از شرکت ها براى پیش برد تجارت خود از نرم افزارهای تجاری پیشرفته استفاده مى کنند.
این نرم افزارها آنها را از تنگناهایى که خلاصى از آنها ممکن است سال ها طول بکشد، به راحتى نجات مى دهند.
مجموعه نرم افزارهای تجاری یکپارچه مدیریت تجارت آنها را تغییر مى دهد، همچنین این نرم افزارها باعث مى شوند که شرکت ها به سطحى فراتر از انتظار بتوانند رشد کنند و ارتقاء پیدا کنند.
کاملترین نرم افزار حسابداری یکپارچه
تفاوت بین سیستم هاى یکپارچه و سیستم هاى همپوشانى
سیستم یکپارچه و سیستم همپوشانى دو روش براى حسابداری هزینه هستند.
سیستم همپوشانى دو مجموعه از دفتر حسابدارى را نگهداری می کند که امکان تجزیه و تحلیل جزئیات هزینه ها و فرآیندهای مربوط به هزینه را فراهم می کند.
سیستم یکپارچه تنها یک مجموعه از دفتر حسابدارى را نگه می دارد و همه اطلاعات حسابداری مالی و هزینه ها از همان یک دفتر تامین می شود.
۱) تکثیر رکورد
در سیستم یکپارچه به دلیل وجود یک دفتر حسابدارى نمى توان اطلاعات را تکثیر کرد، ولى در سیستم همپوشانى به دلیل وجود دو دفتر حسابدارى این امر شدنى است.
۲) هزینه
سیستم همپوشانى نسبت به سیستم یکپارچه به منابع بیشترى نیاز دارد.
برای حفظ سیستم همپوشانى به نیروى انسانى بیشتر و زمانى بیشترى نسبت به سیستم یکپارچه نیاز است.
منابع بیشتر نیازمند هزینه بیشتر هم هست، بنابراین سیستم همپوشانى نسبت به سیستم یکپارچه به هزینه بیشترى نیاز دارد.
۳) تجزیه و تحلیل دقیق
سیستم همپوشانى تجزیه و تحلیلى با جزئیات بیشتر از هزینه و سایر هزینه های مربوط به روند را فراهم مى آورد.
این تجزیه و تحلیل ها به دلیل وجود دو دفتر حسابدارى مجزا، می توانند بدون هیچ مشکل و تاخیرى انجام شوند.
۴) اجتناب از سردرگمی
سیستم همپوشانى به دلیل داشتن دو دفتر حسابدارى و تحلیل اطلاعات از منابع مختلف ممکن است باعث بروز سردرگمى شود، بنابراین مدیریت اطلاعات در سیستم همپوشانى سخت تر است.
در سیستم یکپارچه، همچین سردرگمى اى رخ نخواهد داد.
۵) محیط کامپیوتری
سیستم یکپارچه تنها سیستم پیرو در محیط کامپیوتری است و تجزیه و تحلیل هزینه های دقیق از طریق سیستم برنامه نویسی (نمودار حساب ها) کنترل می شود.
سیستم همپوشانى ارتباطى با سیستم کامپیوتری ندارد.
انتخاب نرم افزار حسابداری یکپارچه
شما می توانید یک سیستم حسابداری یکپارچه را شرکت های ارائه دهنده نرم افزار حسابداری و مالی بخواهید.
گزینه های مختلفى هم در بازار وجود دارند.
هر سیستم با مجموعه ای متفاوت از ماژول ها و برنامه های قیمت گذاری همراه است، که این ویژگى ها مقایسه آنها را با هم سخت مى کند.
قبل از شروع خرید، باید ایده ای واضح از قابلیت های مورد نیاز خود داشته باشید.
کدام گزارش ها را نیازدارید که سیستم تولید کند؟
آیا شما نیاز به ویژگی هایى مانند مدیریت پروژه، ردیابی زمان و حقوق و دستمزد دارید؟
چند کاربر نیاز به دسترسی به سیستم دارند؟
بعضی از سیستم ها چندین کاربر را بدون هزینه اضافی در اختیار شما قرار مى دهند.
برخى دیگر به ازاى هر یک از کاربرهای اضافی، هزینه اى دریافت می کنند.
اکثر سیستم ها دوره آزمایشی رایگان ارائه مى دهند، تا شما قبل از خرید نرم افزار را امتحان کنید.
بنابراین لازم است پیش از خرید هر سیستمى، راجع به برخى از گزینه ها همچون قابلیت استفاده، چند کاربرى بودن و البته هزینه آن به خوبى فکر کرده باشید.
پایا افزار، پیشرو در نرم افزارهای مالی و حسابداری
