می تواند مزایای زیادی برای یک کسب و کار کوچک ارائه دهد. این مزایا را مى توان با استفاده از یک سیستم حسابداری یکپارچه تقویت كرد، به اين صورت كه اين سيستم به طور خودکار جریان داده ها را از طریق عملیات مالی شما دریافت مى كند و انتقال می دهد.
یک سیستم یکپارچه، نیازى به دوباره وارد کردن داده ها ندارد، و در عین حال اين اطمینان را ايجاد می کند که سوابق مالى شما همیشه به روز است. در یک سیستم حسابداری یکپارچه، تمام عملكردهاى حسابداری در یک برنامه واحد که است، یکپارچه می شوند. این مساله به این معنی است که نیازی به دوباره وارد کردن داده ها از یک سیستم به یک سيستم دیگر نيست، (مانند بازنویسی داده ها از یک سیستم مدیریت به یک سیستم حسابداری مستقل).
همچنین نیازی به هماهنگ کردن دفاتر حسابدارى و عملكردهاى مختلف نیست، چرا كه آنها به طور خودکار و هم زمان به روز رسانی می شوند. در نتیجه، تجارت شما اطلاعات مالی را دقيق تر و سریعتر دریافت می کند.
این موضوع به مدیریت کمک می کند تا بر اساس اطلاعات موجود، درست به موقع تصمیمات صحیح کارى بگيرد و يا دوره هاى اصلاحى فورى برگذار كند.
ویژگی های سیستم یکپارچه اطلاعات در ERP
اکثر سیستم ها ماژول هاى اصلى و غیر اصلى دارند. ماژول های اصلی شامل حساب های دریافتى، حساب های قابل پرداخت، سرفصل، سفارش خرید، موجودی سهام، صورتحساب و حسابداری است. ماژول های غير اصلى اختياری هستند که می توانيد بسته به نيازهای کسب و کار خود، آنها را خريداری كنيد و يا توسعه دهيد.
آنها مى توانند شامل ويژگى هايى چون پرداخت الکترونیکی، جمع آوری بدهی ها، حقوق و دستمزد، برگه زمانبندى، حسابداری اداری، پشتیبانی از چند ارز یا مالیات بر ارزش افزوده و سایر موارد باشد.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری يكپارچه
برای حفظ کسب و کار خود در حالت رو به رشد، سعى كنيد برنامه اى بريزيد كه تمامى اطلاعات (كدها، پايگاه داده، فرايند كسب و كار و غيره) همگى بصورت يكپارچه بر روى يك نرم افزار اجرا شود.
طراحی چنين سیستمى باعث صرفه جویی در هزینه و بهره وری بیشتر در کسب و کار می شود.
فرآیندهای کلیدی مختلفی وجود دارند که باید به حالت خودكار در بيايند.
بر اساس تحقیق ROI كه به وسيله سازمان تحقیقات هسته ای انجام شد مشخص شد كه مشترى هايى که از NetSuite استفاده می کنند، ( ابر مجموعه كسب و كار يكپارچه در سراسر جهان) زمان های بستن مالی خود را تا ٥٠ ٪ افزایش دادند، فروش خود را تا ١٢.٥ ٪ افزایش دادند و میزان تولید را ٥٠٪ افزايش دادند.
هر نوع كسب و كارى براى گرفتن تصميمات درست در هر زمانى، نيازمند برخوردار بودن از يك ديد مناسب از اوضاع است.
اگر داده ها بدون از دست دادن منابع، فورى، در هر زمان و هر کجا در دسترس باشد، تصمیم گیری بسیار آسان خواهد بود.
دید واقعى در هر زمان، مى تواند سود سالانه بیش از یک دوره زمانی را ارائه دهد.
هنگامی که از فناوری اطلاعات استفاده مى شود، در زمان براى عملیات مختلف مانند تهیه، نصب و نگهداری سیستم های مختلف و نیز ادغام بین آنها صرفه جویی می شود، و مقدار زیادی از منابع ذخیره می شود که می توان از تمام آن ها برای بهبود عملیات تجاری استفاده كرد.
با نرم افزارهاى سيستم هاى یکپارچه، تجارت را می توان به مکان های مختلف گسترش داد؛ و به دليل وجود فرايند مديريت منظم داده ها، کانال های فروش بيشترى ايجاد كرد.
به دليل دسترسى به اين ميدان هاى ديد، شرکت ها می توانند به مشتریان موجود فروش بهترى داشته باشند و به طور موثر با مشتری های موجود در تماس باشند.
همين كه اين فرايندها به سرعت پياده سازى شدند، كاربران تجارت قادر خواهند بود تا تجربه و تخصص عملياتى خود را در فرايند مناسب به كار گيرند تا مسير خود را اصلاح كنند و يا ارتقاء دهند.
از سوی دیگر، فناوری اطلاعات بر روی ابتکار استراتژیک تمرکز دارد که ارزش کسب و کار شما را افزایش خواهد داد.
امروزه بسيارى از شركت ها براى پيش برد تجارت خود از نرم افزارهای تجاری پیشرفته استفاده مى كنند.
اين نرم افزارها آنها را از تنگناهايى كه خلاصى از آنها ممكن است سال ها طول بكشد، به راحتى نجات مى دهند.
مجموعه نرم افزارهای تجاری یکپارچه مديريت تجارت آنها را تغيير مى دهد، همچنين اين نرم افزارها باعث مى شوند كه شركت ها به سطحى فراتر از انتظار بتوانند رشد كنند و ارتقاء پيدا كنند.
کاملترین نرم افزار حسابداری یکپارچه
تفاوت بين سيستم هاى يكپارچه و سيستم هاى همپوشانى
سیستم یکپارچه و سيستم همپوشانى دو روش براى حسابداری هزینه هستند.
سیستم همپوشانى دو مجموعه از دفتر حسابدارى را نگهداری می کند که امکان تجزیه و تحلیل جزئیات هزینه ها و فرآیندهای مربوط به هزینه را فراهم می کند.
سیستم یکپارچه تنها یک مجموعه از دفتر حسابدارى را نگه می دارد و همه اطلاعات حسابداری مالی و هزینه ها از همان يك دفتر تامین می شود.
1) تکثیر رکورد
در سیستم یکپارچه به دليل وجود يك دفتر حسابدارى نمى توان اطلاعات را تكثير كرد، ولى در سيستم همپوشانى به دلیل وجود دو دفتر حسابدارى اين امر شدنى است.
2) هزينه
سیستم همپوشانى نسبت به سيستم يكپارچه به منابع بیشترى نیاز دارد.
برای حفظ سیستم همپوشانى به نيروى انسانى بيشتر و زمانى بيشترى نسبت به سیستم یکپارچه نياز است.
منابع بيشتر نيازمند هزينه بيشتر هم هست، بنابراين سيستم همپوشانى نسبت به سيستم يكپارچه به هزينه بيشترى نياز دارد.
3) تجزیه و تحلیل دقیق
سیستم همپوشانى تجزیه و تحلیلى با جزئیات بیشتر از هزینه و سایر هزینه های مربوط به روند را فراهم مى آورد.
این تجزیه و تحلیل ها به دليل وجود دو دفتر حسابدارى مجزا، می توانند بدون هیچ مشکل و تاخیرى انجام شوند.
4) اجتناب از سردرگمی
سيستم همپوشانى به دليل داشتن دو دفتر حسابدارى و تحليل اطلاعات از منابع مختلف ممكن است باعث بروز سردرگمى شود، بنابراين مديريت اطلاعات در سيستم همپوشانى سخت تر است.
در سيستم يكپارچه، همچين سردرگمى اى رخ نخواهد داد.
5) محیط کامپیوتری
سیستم يكپارچه تنها سیستم پيرو در محیط کامپیوتری است و تجزیه و تحلیل هزینه های دقیق از طریق سیستم برنامه نویسی (نمودار حساب ها) کنترل می شود.
سیستم همپوشانى ارتباطى با سیستم کامپیوتری ندارد.
انتخاب نرم افزار حسابداری یکپارچه
شما می توانید یک سیستم حسابداری یکپارچه را شرکت های ارائه دهنده نرم افزار حسابداری و مالی بخواهید.
گزینه های مختلفى هم در بازار وجود دارند.
هر سیستم با مجموعه ای متفاوت از ماژول ها و برنامه های قیمت گذاری همراه است، که اين ويژگى ها مقايسه آنها را با هم سخت مى كند.
قبل از شروع خرید، باید ایده ای واضح از قابلیت های مورد نیاز خود داشته باشید.
کدام گزارش ها را نیازداريد كه سيستم توليد كند؟
آیا شما نیاز به ویژگی هايى مانند مدیریت پروژه، ردیابی زمان و حقوق و دستمزد داريد؟
چند کاربر نیاز به دسترسی به سیستم دارند؟
بعضی از سیستم ها چندین کاربر را بدون هزینه اضافی در اختيار شما قرار مى دهند.
برخى ديگر به ازاى هر یک از کاربرهای اضافی، هزینه اى دريافت می کنند.
اکثر سیستم ها دوره آزمایشی رایگان ارائه مى دهند، تا شما قبل از خرید نرم افزار را امتحان کنید.
بنابراین لازم است پيش از خريد هر سيستمى، راجع به برخى از گزينه ها همچون قابليت استفاده، چند كاربرى بودن و البته هزينه آن به خوبى فكر كرده باشيد.
پایا افزار، پیشرو در نرم افزارهای مالی و حسابداری
