بلاگ
نرم افزار حسابداری ابری

نرم افزارهاى حسابداری ابرى به ابزاری برای فناوری تجارت یکپارچه تبديل شده اند. حسابداری ابرى عبارتی است که بسیاری با آن آشنا هستند، اما افراد كمى از تمام مزایای آن آگاه هستند. خصوصاً در مقايسه اين نرم افزار با نرم افزار حسابداری سنتی. 

برای اين كه اين مساله را بهتر درك كنيد، تیم راه حل های تجارى پایا افزار یک راهنمای جامع برای هر آن چه باید در مورد حسابداری ابرى بدانيد، مزایای آن، تصورات غلط راجع آن، و جايگاه آن در مقايسه با نرم افزار حسابداری سنتی، را فراهم كرده است.

نرم افزار حسابداری ابرى شباهت زيادى به نرم افزارهاى فرضى دارد، اما با یک تفاوت اساسی. 

نرم افزار حسابداری ابرى یا حسابداری استورم بر روی سرورهای مرکزی که از طریق اینترنت دسترسی دارند میزبانی و نگهداری می شود.  کاربران می توانند به جای ذخیره اطلاعات اصلی در رایانه یا سرور محلی، از سرورهای از راه دور برای ذخیره سازی و دسترسی به داده های خود استفاده کنند.

نرم افزار حسابداری ابرى به عنوان يك نرم افزار مدل استقرار (دپلوى مدل) محبوبیت يافته است. این نرم افزار با ویژگی های متنوعی در دسترس است و شرکت ها به هر اندازه اى مى توانند از آن استفاده كنند، و در نهايت پاسخ گوى بسيارى از موارد حسابدارى براى شركت هاى بزرگ نيز هستند.

کاربرد نرم افزارهای ابری

  • بودجه بندی پروژه
  • اتوماسیون عمل كردهای حسابداری دستی و حساب هاى دفترى
  • دسترسی به داده ها (از هر مکانى و یا با هر دستگاهى)
  • به روز رسانی داده ها در زمان واقعی
  • انجام فرايندها بدون نياز به صرف كاغذ
  • کاهش هزینه ها
  • پیش بینی هاى مالی
  • مدیریت جریان مالى
  • تولید گزارش های مالی
  • هوش تجاری

مزایای حسابداری ابری

انتقال پروسه حسابداری از دسکتاپ رایانه ها به فضای ابری یا همان کلود، از جمله بزرگترین قدم های رو به جلو در حوزه مدیریت مالی به حساب می آید. بدین ترتیب بسیاری از مشکلات و هزینه های مربوط به روش سنتی حسابداری کسب و کارها برطرف می شوند. اما حسابداری در فضای ابری دقیقا چگونه به کسب و کار شما کمک می کند؟

در ادامه بخش های کلیدی و مهم حسابداری مبتنی بر فضای ابری که از جمله نقاط مثبت و ارزشمند آن به شمار می روند را با هم مرور می کنیم:

دسترسی به اکانت ها در هر جا

به کمک حسابداری فضای ابری به شکل بیست و چهار ساعته و از هر جا به اعداد و ارقام کلیدی و مهم کسب و کار خود دسترسی خواهید داشت؛ تنها به اتصال اینترنت نیاز دارید. بدین ترتیب لزومی ندارد حتما در یک موقعیت مکانی خاص و با رایانه های مخصوص در دفتر کار به امور خود برسید. به کمک یک مرورگر با لپ تاپ خود وارد سیستم شوید یا از اپلیکیشن موبایل ارائه دهنده سرویس خود بهره بگیرید تا به کمک آن به تمامی اطلاعات دسترسی داشته باشید.

دسترسی به اطلاعات زنده و به روز

با آپدیت نگه داشتن حسابداری و اطلاعات بانکی خود، امکان ارائه گزارشات زنده را خواهید داشت. به جای نگاه کردن به گزارشات قدیمی که چند روز، هفته یا حتی چند ماه از انتشار آن ها می گذرد، می توانید یک نگاه کلی و آنی به وضعیت مالی شرکت خود در هر زمان داشته باشید.

این گزارش کلی و زنده زمانی که به وضعیت مالی خود فکر می کنید و در حال برنامه ریزی برای آینده هستید، از هر چیزی مهمتر است. این اطلاعات در تصمیم گیری مالی و تصمیمات مربوط به استراتژی شما تاثیرگذار هستند.

دسترسی به اکوسیستم اپلیکیشن

داشتن API های باز بدین معناست که شما می توانید تعدادی اپلیکیشن جانبی و ابزار ها را جهت گسترش هسته مرکزی کسب و کار خود مورد استفاده قرار دهید. اپلیکیشن های پیش بینی گردش مالی، صدور فاکتور آنلاین و ابزار های مدیریت پروژه صنعتی و موارد دیگر برای شما در دسترس هستند تا از آن ها استفاده کنید. این ابزار ها به شما در صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه منابع مختلف، شناسایی و پیش بینی مشکلات و عموما کاهش میزان کاری که باید انجام دهید کمک شایانی می کنند.

فید های زنده بانک

بسیاری از پلتفرم های حسابداری مبتنی بر فضای ابری دارای بخشی برای ارائه فید زنده از حساب های بانکی شما هستند. بدین ترتیب شما قادر هستید حسابداری خود را مستقیما به بانک خود متصل کنید. به جای وارد کردن دستی اطلاعات بانکی یا آپلود فایل CSV که از پورتال بانک ها دانلود می شوند، یک فید زنده می تواند اطلاعات بانکی شما را مستقیما وارد پروفایلتان کنند. این موضوع می تواند در وقت شما صرفه جویی کند و اطلاعات دقیقی از وضعیت بانکی در اختیارتان قرار دهد.

کار کردن با آخرین نسخه برنامه در هر زمان

زمانی که شما در پلتفرم حسابداری خود در فضای ابری وارد می شوید، آخرین نسخه از نرم افزار در اختیارتان قرار می گیرد. نیازی برای هزینه های مربوط به ارتقا برنامه و صرف زمان برای آن نیست. کافیست وارد اکانت خود شده و کار حسابداری را آغاز کنید. همچنین شما برای اعمال کردن آپدیت های امنیتی مسئول نیستید. ارائه دهنده خدمات نرم افزاری شما این کار را به شکل خودکار انجام می دهد.

به اشتراک گذاری امن دیتا

زمانی که با حسابدار، بانک یا دیگر مشاوران کار می کنید، امکان دسترسی سریع و ساده به نرم افزار حسابداری خود را دارید. نیازی به فلش های USB یا ارسال ایمیل ها نخواهید داشت. مشاوران شما دارای دسترسی زنده، امن و سریع به تمامی اطلاعات مالی شما هستند. این راهکار سریعتر بوده، امنیت خوبی دارد و اطلاعات مناسبی را جهت پشتیبانی به مشاوران و حسابداران کسب و کار شما می دهد.

پرداخت آنلاین

اپلیکیشن های پرداختی را می توان به حسابداری آنلاین خود و صورت حساب ها متصل کنید. بدین ترتیب مشتریان می توانند به شکل خودکار و با سرعت بالا پرداختی خود به شما را انجام دهند و میزان کاری که کارکنان باید انجام دهند کاهش می یابد.

حسابداری استورم یا حسابداری سنتی؟

قبل از انتقال نرم افزار حسابداری به هاست از راه دور بر روی سامانه ابری، آنها معمولاً در هارد دیسک رایانه رومیزی میزبانی می شدند.  نرم افزار حسابداری سنتی شامل هزینه های زیرساخت اولیه و همچنین شامل هزینه های نگهداری نرم افزار و سخت افزار در محل می شوند. از طرف دیگر، رایانش ابری یک عملکرد نرم افزاری را بدون هزینه های بزرگ پیشرو یا هزینه صدور مجوز فراهم می کند. 

این تفاوت در هزینه ها تا حد زیادی به این دلیل است که این نرم افزار در فضاى ابرى در يك مکان مرکزی ذخیره، به روز رسانى و نگهداری مى شود. با داشتن کنترل بهتر بر روی نرم افزار، شرکت های نرم افزاری توانسته اند هزینه پشتیبانی و دزدی هاى نرم افزارى را كاهش دهند.

تیم های تجاری مالى با استفاده از حسابداری ابری مى توانند در زمان واقعى به اطلاعات دسترسى داشته باشند و در هر مكانى از آن استفاده كنند. اين قابليت باعث مي شود كه اين نرم افزار به عنوان يك نرم افزار كارآمد سازمانى براى شركت شما اين اطمينان را حاصل كند كه اطلاعات با دقت، صحت، تعادل، و به راحتى در هر نقطه از جهان به روز رسانى مى شود.

در راس نمونه هاى نرم افزارهاى مالی ابری، نرم افزار مالی تحت وب پایدار قرار دارد كه یک نرم افزار پیشرو در مدیریت مالی است. نرم افزار پایدار به صاحبان مشاغل اين امكان را مى دهد تا گزارش ها و داشبوردهایی را با دید کاملاً باز و داده های کلیدی شرکت توليد كنند. این نرم افزار ديدگاهى از پرداخت ها، هزینه ها و الگوی خرج كردهاى شرکت را ارائه مى دهد.

گزارش مالی در نرم افزار ابری حسابداری

هزینه های حسابداری

نرم افزار حسابداری ابرى معمولاً نسبت به سیستم های سنتی ERP مقرون به صرفه تر است، چرا كه هزينه هاى به روزرسانی نسخه های نرم افزاری و هزینه های نگهداری IT را ندارد.

تفاوت مهم دیگر این است که کاربران نرم افزار سنتی براى استفاده از اين نرم افزارها بايد پيش پرداخت هاى زيادى پرداخت كنند در صورتى كه براى استفاده از نرم افزارهاى حسابدارى ابرى نيازى به پيش پرداخت نيست.

در عوض، هزینه هاى مربوط به استفاده از نرم افزارهاى حسابدارى ابرى مربوط به چند كاربرى بودن و انتخاب نوع بسته های به روز رسانى شده (افزایشی) است. 

این بسته ها به گونه اى طراحى شده اند كه پاسخگوى نيازهاى خاصى باشند و فقط درصورتی که مصرف كننده وجود جنبه اى خاص را ضرورى بداند براى او اعمال خواهد شد.

امنیت اسناد حسابداری

از آن جایی که معمولاً نرم افزار حسابداری سنتی در هارد دیسک شخصی شما هاست می شد، هیچ سوالی در مورد امنیت اطلاعات مالی و بانکی به وجود نمى آمد. 

اگرچه، روشى قطعى برای سرقت اطلاعات کامپیوتر شما هميشه وجود دارد. با این وجود نرم افزارهاى مبتنی بر ابر، باعث ایجاد سوال در مورد امنیت اطلاعات مى شود، چرا كه اینترنت به راحتی در دسترس بسیاری از مردم جهان است. 

از اين لحاظ، لازم به ذکر است که نرم افزار حسابداری سنتی همين که دستگاهی که در آن هاست بود از دست برود و یا مجرمان به آن دسترسی پیدا كنند، امنیتش كاملا از بين خواهد رفت. از طرف دیگر، حسابداری ابرى دارای مزایای امنیتی بيشترى است چرا كه راه حل هاى امنیتی خاص خود مانند تأیید اعتبار و رمزگذاری را ارائه می دهد. 

با اين كار به کاربران اطمينان داده مى شود که اطلاعات آنها صرف نظر از مکانی که هستند یا از چه وسیله ای استفاده می کنند، به صورت آنلاین محافظت می شوند

استفاده از خودکارسازی برای کاهش حجم کار

اکوسیستم حسابداری فضای ابری امکان حسابداری و ثبت اسناد خودکار را به شما می دهد. همچنین مواردی نظیر جمع آوری وجوه نقدی اتوماتیک و تطبیق بانکی خودکار از جمله موارد دیگری هستند که به کمک آنها بار کار روی دوش کارکنان کاهش می یابد.

کسب اطلاعات و دید بهتر از دیتای مالی کسب و کار

با دسترسی آنی به گزارشات زنده و امور مالی هوشمند، شما و تیم مدیریتی که دارید همیشه به اعداد، گزارشات و اطلاعات کلیدی برای گرفتن تصمیمات هوشمندانه و درست دسترسی خواهید داشت.

پرداخت آنلاین مالیات بر ارزش افزوده

پرداخت مالیات بر ارزش افزوده از طریق پلتفرم های حسابداری مبتنی بر فضای ابری بسیار آسان تر و سریعتر است. معاملات شما در فضای ابری ثبت می شوند و خیلی زود می توانید به قالب های مالیاتی مرتبط با آن ها متصل شده و به شکل دیجیتال اسناد را ارسال کنید.

کار کردن از راه دور

اگر می خواهید کسب و کار شما از مزایای دور کاری و همچنین ساعات کاری انعطاف پذیر بهره ببرد، حسابداری مبتنی بر فضای ابری به تیم مدیریت و مالی شما اجازه می دهد تا تنها با اتصال به اینترنت در هر زمان و هر مکان به اطلاعات و اعداد و ارقام دسترسی داشته باشند.

نرم افزار حسابداری ابری

در حالی که هیچ گونه انکارى در توانمندى و کارآیی نرم افزار حسابداری ابری وجود ندارد، هنگامى كه در حال انتخاب يكى از اين نرم افزارها برای تجارت خود هستيد بايد يك سرى عوامل كليدى را مد نظر بگيريد و مورد ارزيابى قرار دهيد:

  • امنیت در زمينه نرم افزار حسابدارى ابرى از اهميت ويژه اى برخوردار است، چرا كه اطلاعات مالی منحصراً خصوصی هستند و نیاز به محافظت دارند. اطمینان حاصل کنید که نرم افزاری که انتخاب مى كنيد شامل رمزگذاری قوی، ضد بدافزار و دیواره آتش (فاير وال) باشد. علاوه بر این، برای جلوگیری از ورود کاربران غیرمجاز، باید روش های آشکاری همچون نظارت فعال وجود داشته باشد.
  • اطمینان حاصل کنید که نرم افزارى كه انتخاب مى كنيد از داده های شما نسخه پشتیبان تهیه مى كند و در هر زمان قادر خواهید بود به داده های خود دسترسی پیدا کنید. این امر بازیابی آسان داده هايى كه به طور نامناسب چيده شده اند و يا از دست رفته اند را تضمین می کند و آرامش خاطر را برای اطمینان و پشتیبانی از اطلاعات شما فراهم می آورد.

کار نرم افزار شما فراهم کردن امکان تجزیه و تحلیل اعداد به طور كارآمد، ایجاد نتیجه گیری های صحیح و تخمین های بررسى شده است. سیستم عامل شما باید کاربر پسند باشد، استفاده از آن راحت باشد و قابل و درک باشد. شما باید بتوانید با راحتى به داده های خود دسترسى پيدا كنيد، کلیه اطلاعات خود را تجزیه و تحلیل كنيد و آن ها را با ارقام ديگر مقایسه كنيد.

نرم افزارهاى حسابداری به خاطر سوق پيدا كردن به سمت ابرى شدن از مزاياى زيادى برخوردار شده اند. از این گذشته، انواع متنوعی از محصولات نرم افزارى مبتنی بر ابر إيجاد شده اند. 

ممكن است براى شركت هاى در حال گسترش كه هر روزه تعداد زبادى مشترى دارند و بار اطلاعاتى حسابدارى زيادى را بايد مديريت كنند، انجام همور حسابدارى سخت و طاقت فرسا باشد، و اين حايى است كه نرم افزارهاى حسابدارى ابرى مى توانند مشكل گشا باشند. نرم افزارهاى ابرى متعلق به آینده هستند. 

کالاهای نرم افزارى مبتنی بر ابر دارای امنیتی هستند که محافظت از داده های شما را تضمین می کنند و راحتی دسترسی به اطلاعات شما را از هر مکان و هر وسیله ای فراهم می کنند. مهمتر از همه اين كه یکپارچه سازی و کارآیی نرم افزارهاى حسابدارى ابرى در مقایسه با نرم افزار حسابداری سنتی اصلا قابل قياس نيست.

مقایسه نرم افزارهای حسابداری

چه خوشتان بيايد و چه خوشتان نياد، دنياى تجارت به سمت آنلاين شدن در حركت است، پس شايد لازم باشد به استفاده از نرم افزارهاى ابرى خودتان را عادت دهيد!

خود من به شخصه أصلا تعجب نخواهم كرد اگر در چند سال آينده ببينم نرم افزارهاى دسكتاپ كاملا منسوخ شده اند! استفاده از یک سیستم مبتنی بر ابر اين امكان را به شما مى دهد كه در هر زمان و هر مکان امکانى به اطلاعات خود دسترسی داشته باشيد. 

به طور خودمار از اطلاعات شما نسخه پشتيبان تهيه مى شود، و توليد كنندگان نرم افزار هميشه اطلاعات جديد و مفيد را براى شما به روز رسانى مى كنند تا تجارت شما توانمندتر و كارآمدتر شود. نكته مهم اینجاست که نيازى نيست سخت كار كنيد، بلكه كافيست هوشمندانه کار کنید!

اين نكته ممكن است براى تجارت هاى نو پا و با تحارت هايى كه هنوز سيستم حسابدارى ندارند بيشتر اهميت داشته باشد!

مشکلات افراد در استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین

برخی از داده های شما احتمالاً از قبل هم آنلاین بوده اند. اگر بانکداری آنلاین داريد، پس اطلاعات مالی شما هم اكنون به صورت آنلاین است. 

اگر كار با كامپيوتر را بلد نباشيد و ندانيد كه چطور مى شود از اطلاعات به خوبى محافظت كرد، احتمال اين كه اطلاعات خود را از لپتاپ شخصى خود از دست بدهيد خيلى بيشتر از زمانى است كه از نرم افزار حسابدارى انلاين استفاده مى كنيد. نرم افزار آنلاین دارای نرم افزار رمزگذاری در سطح بانکی است.

بسیاری از نرم افزارها به شما اين امکان را می دهند كه از روش های تأیید دوگانه استفاده کنید، به صورتى كه پيامكى حاوى كد رمز به شماره تلفن همراه شما ارسال مى شود تا با وارد كردن اعتبار ورود خود را تائيد كنيد. در اين صورت افراد سودجو نمى توانند وارد اكانت شخصى شما شوند.

بیشتر نرم افزارهای حسابداری دارای یک اپليكيشن مخصوص تلفن همراه هستند که می توانید وارد آن شوید و به این ترتیب با استفاده از تلفن خود قادر خواهید بود به داده های خود دسترسی پیدا کنید. 

می توانید داده های خود را وارد برنامه تلفن همراه کرده و از آن جا نرم افزار را همگام کنید. امروزه معمولاً در ٩٩ درصد از موارد مردم به اينترنت دسترسی دارند.  همین مسئله را می توان برای ارائه دهندگان نرم افزار حسابداری آنلاین نیز در نظر گرفت. 

البته ممكن است گاهى أوقات سرعت اينترنت پايين بيايد و يا به طور موقت آنتن دهى وجود نداشته باشد، ولى اين مساله يك مورد هميشگى نيست و فقط گاها رخ مى دهد. از طرف دیگر، دقيقا با چه چیزی ممكن است مشكل داشته باشيد؟ 

هميشه پشت رايانه و يا لپ تاپ خود براى چك كردن و تنظيم كارها وقت صرف نمي كنيد، پس از دست دادن اينترنت براى مدت كوتاهى نمى تواند مشكل ساز باشد!

گاها ممكن است لپ تاپ شما هم باطرى تمام كند و يا يك مشكل نرم افزارى پيدا كند و يا لازم باشد كه ويندوز و نرم افزارهاى ديگر را به ووز رسانى كنيد، تمامى اين موارد هم مى تواند به نوعى معايب استفاده از دسكتاپ باشد.

درست است که برنامه های آنلاین به طور کلی کندتر از برنامه های دسک تاپ یا نرم افزارهای حسابداری تحت شبکه هستند، اما تفاوت سرعت در این دو مورد امروزه بسیار ناچيز است. 

من معتقدم که تحمل ذره اى سرعت پايين ارزش اين را دارد كه در هر زمان و در هر مكانى بتوانيد براى ارتقاء تحارت خود به اطلاعات خود دسترسى داشته باشيد.

فهرست اطلاعات حسابداری فضای ابری

اگر هنوز هم در فهمیدن برخی از اصطلاحات تخصصی مربوط به حسابداری در فضای ابری مشکل دارید، در ادامه فهرستی از این موارد به همراه معانی آن ها را آورده ایم.

API

رابط کاربری برنامه نویسی اپلیکیشن ها. این رابط کاربری در حالت ساده می تواند بخش های مختلف نرم افزاری را به هم متصل کند. در زمینه حسابداری فضای ابری، API برای متصل کردن نرم افزار های جانبی به پلتفرم ضروری است.

اپلیکیشن

اپلیکیشن ها در واقع نرم افزار های جانبی هستند که به پلتفرم فضای ابری حسابداری شما متصل می شوند و بسیاری از نیازمندی های کسب و کار شما نظیر پرداخت های خودکار، پیش بینی هزینه های جاری و مدیریت موجودی را تامین می کنند.

مجموعه اپلیکیشن ها

این عبارت به معنای مجموعه خاص و شخصی سازی شده از اپلیکیشن هایی است که کسب و کار شما از آن ها استفاده می کند.

فید بانک

فید بانک به معنای تعامل مستقیم اینترنت بانک شما به پلتفرم حسابداری فضای ابری است که اجازه دسترسی به تمامی دیتای بانکی را برایتان فراهم می آورد.

گزارش دهی فضای ابری

گزارش دهی زنده و هوش تجاری که توسط داشبورد فضای ابری و اپلیکیشن ها ارائه می شود.

سرور فضای ابری

سرور کامپیوتری آنلاینی که دیتای مالی شما در آن ذخیره می شود. این سرور توسط یک کمپانی متخصص و خارجی مدیریت می شود و به شکل فیزیکی در محل اصلی کسب و کار شما قرار ندارد.

ترانسفورماسیون ( تبدیل) دیجیتالی

به پروسه تبدیل کمپانی به یک مدل دیجیتالی که معمولا پس از آن ، فضای ابری به هسته مرکزی کسب و کار شما تبدیل می شود، تبدیل دیجیتالی می گویند.

پیش بینی

پروژه های پیش بینی نقدینگی، دیتای مالی و تغییرات آن در آینده معمولا به شما در پیش بینی آینده و تصمیم گیری مناسب کمک می کنند.

تعامل و ادغام

در پلتفرم فضای ابری حسابداری می توان به کمک API آزاد، اپلیکیشن های مختلف را به حساب متصل کرد.

KPI ها

نشان دهنده های عملکرد کلیدی کسب و کار یا همان KPI ها از جمله آمار های اصلی هستند که از آن ها برای ارزیابی عملکرد کسب و کار استفاده می شود. این آمار و ارقام در داشبورد شما یا نرم افزار هوش بیزینسی نمایش داده می شوند.

دسترسی موبایل

اکانت مربوط به حسابداری فضای ابری از طریق گوشی های هوشمند، تبلت و یا لپ تاپ ها در دسترس بوده و می توانید در هر زمان و هر مکان به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی داشته باشید.

راهکار آنلاین

نسخه آنلاین و مشابه با آن چیزی که در دسکتاپ به عنوان برنامه حسابداری در دسترس است.

اطلاعات زنده

دیتایی که وضعیت مالی جاری و زنده از یک کمپانی را گزارش می کند و دیگر مرتبط با اطلاعات قدیمی و وضعیت مالی در قدیم نیست.

تطبیق (Reconciliation)

پروسه مدیریتی تطبیق دادن معاملات بانکی با فاکتور های مشتریان و قبض تامین کنندگان. با داشتن سیستم حسابداری مبتنی بر فضای ابری، بیشتر پروسه های مربوط به این حوزه به شکل خودکار انجام می شوند و در زمان شما صرفه جویی می شود.

SaaS

کلمه Saas مخفف عبارت « نرم افزار به عنوان سرویس » بوده و مربوط به تامین سرویس های محاسباتی به کمک اینترنت است.

رابط کاربری

عناصر تعاملی نرم افزار حسابداری فضای ابری که به شما امکان دسترسی به امکانات و ابزار های متعدد را می دهد.

پایان سال مالی (Year-end)

در پایان سال مالی شما باید اطلاعات کلی و وضعیت حساب های خود را در پلتفرم ثبت کنید. در اینجا ورودی ها و خروجی های مالی ثبت شده و وضعیت کلی گزارش می شود.

پایا افزار، پیشرو در نرم افزارهای مالی و حسابداری

 

آیا این مطلب مفید بود؟

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on telegram
Share on whatsapp

ما در شبکه های اجتماعی

داغ ترین ها

زنبیل خرید