ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری

سند ابطال پرداخت

یکی دیگر از اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری سند ابطال پرداخت است. اگر چک برگشت بخورد، باید سند ابطال پرداخت صادر شود. برای صدور سند ابطال پرداخت باید در ابتدا نام دریافت کننده چک، بانک پرداخت کننده و همچنین صندوقی که ابطال چک در آن قرار است انجام شود، مشخص کنیم. به این ترتیب می توانیم هر وقت که لاشه چک را خواستیم، به آن دسترسی داشته باشیم و سریعاً بدانیم که کجاست؟ در این حالت حسابی که باید پول را دریافت کند، بستانکار و حساب اسناد پرداختنی بدهکار تلقی می‌شود. پس پبت سند ابطال پرداخت خیلی حائز اهمیت است تا حسابهای شما در سند حسابداری با مشکل مواجه نشود.

تعریف و تغییر اسناد مدت دار

بنا به رویدادهای مالی که در هر شرکت رخ می دهد، اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری یا همان اسناد دریافتنی و پرداختنی، گاه دچار تغییراتی می شوند که باید در بخش حسابداری شرکت اعمال شود. طبق اصول حسابداری نباید یک سند حسابداری را تغییر داد و تنها می توان سند اصلاحی جدیدی تعریف و ایجاد کرد. البته هنوز در بسیاری از موارد از روش اصلاح مستقیم بدون صدور سند جدید استفاده می‌شود که این روش توصیه نمی‌شود.

 برای صدور سند اصلاحی، کافیست دقیقاً سند قبلی صادر شود و اعداد مورد نظر تصحیح شود. کافیست در انتهای سند قید شود که این سند بابت اصلاح کدام سند صادر شده است و شماره و تاریخ سند مربوطه آورده شود.

مزیت روش اصلاح مستقیم این است که اصلاح سند راحت‌تر صورت می گیرد و اثری از اشتباه باقی نمی ماند ولی یکی از معایب آن این است که زمینه سوء استفاده و تغییر حساب‌ها را فراهم می آورد. همچنین باید گزارش هایی که با فرض سند اشتباه گذشته تهیه شده است، دوباره اصلاح کنید. ایراد دیگر این روش این است که اگر اشتباهات زیاد شود بعد از تغییرات و تهیه گزارش نهایی، فهمیدن علل تغییر نتایج گزارش کمی سخت و گیج کننده می‌شود.

در روش غیر مستقیم که همراه با صدور سند اصلاحی جدید است و به اصول حسابداری پای بندی بیشتری دارد، امکان سوء استفاده کمتری وجود دارد و گزارشات تهیه شده همیشه به روز است.