سیستم های اطلاعاتی توانسته است به عنوان یکی از ابزارهای کارآمد در پاسخگویی به این فشارها، نقش مناسب و موثری بر عهده داشته باشد. حل این سوال مطرح می شود که با توجه به کستردگی شرکت های ارائه دهنده این سیستم ها، کدام نرم افزار جامع فروشگاهی برای کسب و کار ما مناسب است؟ که برای جواب به این سوال بایدا ابتدا انواع طبقه بندی این سیستم ها را از نظر کاربردی بدانیم .
ابتدا به اهمیت سیستم های اطلاعاتی می پردازیم.
کسب و کارهای فروشگاهی تحت تاثیر سه پدیده مهم تغییر شکل یافتند: مشتری، رقابت، تغییر
مشتری: دیگر به هر کالا و هر کیفیتی رضایت نمی دهد.
رقابت: به دلیل افزایش جمعیت و گسترش هر چه روزافزون فروشگاه های زنجیره ای، رقابت به بالاترین شکل ممکن افزایش پیدا کرده است.
تغییر: دیگر هیچ مشتری حاضر به خرید کالاها و خدمات ثابت و بدون تغییر نیست. اگر کسب و کارهای فوشگاهی کالاها و خدمات خود را با تنوع همراه نکنند در بازار رقابت عقب می مانند.
برای این که یک کسب و کار فروشگاهی از قافله عقب نماند نیاز به عناصر حیاتی ذیل است:
۱- بهره وری بالا و برنامه ریزی صحیح
۲- مدیریت صحیح مواد و موجودی کالا
۳- کنترل تعهدات و نفدینگی
۴- کنترل قیمت تمام شده محصولات
انواع سیستم های نرم افزاری از نظر کاربردی
۱. سیستم های کوچک تک منظوره
- این سیستم ها به صورت پک های آماده عرضه می شوند که شامل خلاصه ای از بسیاری از عملکردهای حسابداری می باشد تمام عملیات مربوط به موجودی های نقدی و بانکی و خرید و فروش و صدور اسناد حسابداری و کنترل موجودی کالاها را شامل می شود. این سیستم ها معمولا مورد نیاز مشاغل کوچک می باشند و برای مشاغل ۱ تا ۵ نفره است. فرایند حسابداری در این سیستم ها بسیار ساده است: مثلا فرایند فروش کالا؛
۲. سیستم های جزیره ای
مجموعه ای از سیستم هایی مالی و اداری می باشد که هر کدام به صورت جداگانه عمل می کنند و توسط کاربر اطلاعات بین سیستم ها رد و بدل می شود. مثلا در سیستم فروش، فاکتور فروش صادر می شود و سپس به صورت جداگانه در سیستم صدور سند توسط کاربر، سند حسابداری صادر می شود.
البته این سیستم ها تکامل یافته سیستم های تک منظوره هستند و می توان در برخی موارد بین اجزای ان ارتباط ضعیفی برقرار کرد.
در سیستم های جزیره ای ما می توانیم به راحتی با تغییرات کنار بیاییم، چون هر مجموعه کار خود را جداگانه انجام می دهد، ابزار ساده تر است، نقش انسان بیشتر است و در واقع سطح نیازها به سیستم و توقعات پایین تر است.
۳. سیستم های اطلاعاتی (MIS)
سیستم های مدیریت اطلاعات سازمان (management information systems)، نام دیگر آن ها، سیستم های یکپارچه اطلاعات است. این سیستم ها به صورت یک نرم افزار جامع فروشگاهی ارایه می شوند که اغلب ساختاری یکپارچه و همواره غیر منعطف دارند و طبیعتاً نمی توانند نیاز اطلاعاتی سازمان های بزرگ را که فرایندهای پیچیده و اختصاصی دارند، پوشش دهند.
این سیستم ها تکامل یافته سیستم های جزیره ای است، با این تفاوت که ارتباط بین اجزای سیستم کاملتر شده است ولی فاقد فرایند و قاعده انعطاف پذیر است. فرایندهای این سیستم ها محدود است. این سیستم ها ترکیبی از سه پدیده سیستم ، اطلاعات و مدیریت می باشد. در واقع، بسته های نرم افزاری، نیازهای محدود را برآورده می سازند، مثلا فرایند فروش؛
مهم ترین بخش های این سیستم ها به شرح زیر است:
- حوزه مالی
- حوزه اداری
- حوزه بازرگانی
- حوزه تولید و تجهیزات
- حوزه مدیریت
هر کدام از سیستم های فوق به صورت یکپارچه کار می کند و با هم در ارتباط است اما این ارتباط فاقد فرایندهای کامل است بلکه صرفا فرایندی ساده در نظر گرفته می شود همانند مثال فروش.
این سیستم ها نه تنها بر اساس فرایندهای ساده کار می کنند بلکه امکان پی گیری فرایندی یا تغییر فرایندی در اکثر این سیستم ها امکان پذیر نیست .
۴. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
ارائه تعریفی جامع برای (ERP (Enterprise Resource Planning مشکل است. صاحب نظران تعاریف مختلفی برای ERP ارائه داده اند که هر کدام جنبه های خاصی از این سیستم را مورد توجه قرار می دهد.
شاید آشنایی با ویژگی ها، قابلیت ها و کارکردهای ERP در بخش های مختلف سازمان در آینده بتواند کمک خوبی برای شناخت کامل این سیستم باشد. این سیستم بر اساس فرآیندهای سازمان پیاده سازی می شود. مثلا فرآیند فروش در این سیستم:
در اینجا کسب و کارها وارد کانال با قاعده و قانونی می شوند، هر کجا که قرار باشد سیستم تصمیم گیری کند باید از قواعد آگاه بوده و به همین جهت سطح وابستگی افراد بیشتر از سیستم های جزیره ای و یکپارچه است.
در کنار این مسئله، بحث تغییرات هم وجود دارد. نیازها تغییر می کند، با تغییر نیازها سیستم نیز باید تغییر کند. کاربر محدود است و در این مرحله است که پشتیبانی وارد عمل می شود.
در واقع پشتیبانی در ERP رابطه ای تنگاتنگ با کسب و کار ایجاد می کند تا بتواند هم پای تغییر نیازها، تغییر در سیستم را نیز ارائه کند و عملا سیستم از کسب و کار عقب نماند.
سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)، اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری افراد ذیصلاح و مدیران ارشد را بطور جداگانه از زیر سیستم های موجود در یک سازمان گردآوری می نمود و این در حالی بود که گزارشات تهیه شده نیز در مواقعی با هم تناسخ و تناسب لازم را نداشت و علت آن، عدم گردش صحیح و کامل اطلاعات بین امور مالی، تولید، مدیریت ستادی و انبارداری بود.
ERP این سیستم های منفرد از هم را به صورت یک مجموعه کامل در می آورد که این مجموعه از ماژول های نرم افزاری معادل با هر یک از سیستم های منفرد قبلی، تشکیل شده است.
حسابداری، انبارداری، خرید و فروش و سایر سیستم های موازی موجود در کسب و کارهای فروشگاهی هنوز ماهیت خود را حفظ می کنند؛با این تفاوت که این سیستم ها به نحوی به یکدیگر متصل می شوند که گردش اطلاعات به طور سیال در کلیه این سیستم ها جریان پیدا کرده و به طور مثال یک مدیر به راحتی میتواند به اطلاعات مالی، تولید، انبارداری و … دریک آن دسترسی داشته باشد.
در اینجا هدف نهائی، ساخت یک نرم افزار جامع فروشگاهی منحصر به فرد است که نیازهای همه افراد در قسمت های تولید، مالی، انبار، سفارشات، فروش و … را تأمین کند.
مجموعه امکانات سیستمی است که با اتکاء ERP، به آخرین دستاوردهای فناوری اطلاعات به منظور تأمین نیازهای انفورماتیکی کسب و کارهای فروشگاهی و برنامه ریزی بهینه منابع آنها با نگرش توأم درون و برون سازمانی ایجاد شده است.
برای این منظور سیستم ها و نرم افزارهای با تکنولوژی وب قابل استفاده است و نیازهای کسب و کار را در واحدهای مختلف و از همه مهم تر واحد مدیریت رفع خواهد کرد.
مزایای نرم‌افزارهای فروشگاهی تحت وب
نرم‌افزارهای فروشگاهی تحت وب به مدیران فروشگاه کمک می‌کند که امور کسب و کار خود را از راه دور و بدون نیاز به حضور فیزیکی در فروشگاه، کنترل و مدیریت نمایند.
نرم‌افزار فروشگاهی تحت وب، تحقق آرزوی دیرین مدیران کسب و کارها می‌باشد، چرا که امکان رصد و کنترل فروشگاه از راه دور و همچنین بررسی فرآیندها و مدیریت امور را برای آنها به‌راحتی فراهم می‌کند.
صرفه جویی در زمان و انرژی مدیران
استفاده از نرم‌افزارهای فروشگاهی به صرفه‌جویی در وقت مدیران کمک شایانی کرده تا آنها تمرکز بیشتری برای ایجاد خلاقیت و توسعه کسب‌وکار خود در اختیار داشته باشند.
ماندگاری بالای نرم‌افزارهای فروشگاهی تحت وب
نرم‌افزارهای تحت وب این مزیت کلیدی را نیز دارند که اطلاعات ذخیره‌شده در آنها وابسته به یک سیستم نیست و ماندگاری بالایی دارد.
در نتیجه چنانچه سیستم کاربران این نرم‌افزارها، با مشکلاتی از قبیل ویروسی شدن، سوختن یا خرابی سخت‌افزارها و … مواجه شود اطلاعات کاربر از روی نرم‌افزار پاک نمی‌شود و کاربر میتواند با یک سیستم دیگر به‌راحتی وارد فضای نرم‌افزار شود و از اطلاعات ذخیره شده استفاده کند.
امکانات نرم‌افزارهای جامع فروشگاهی تحت وب
کار کردن با نرم‌افزار فروشگاهی می‌بایست برای کاربر بسیار ساده باشد و او را دچار سردرگمی نکند. همچنین یک نرم‌افزار فروشگاهی تحت وب کارآمد میتواند علاوه بر امکانات متنوعی چون فروش فوری، عملیات حسابداری و انبارداری، اتصال به بارکد خوان، فیش پرینتر، لیبل پرینتر و …، صاحبان مشاغل را از مزایای تحت وب بودن بهره‌مند سازد.
راهکار مالی و حسابداری پایا افزار
