چرا باید از سیستم ها ونرم افزارهای جامع فروشگاهی استفاده کرد
کسب و کارهای فروشگاهی تحت تاثیر سه پدیده مهم تغییر شکل یافتند: مشتری، رقابت، تغییر
مشتری: دیگر به هر کالا و هر کیفیتی رضایت نمی دهد.
رقابت: به دلیل افزایش جمعیت و گسترش هر چه روزافزون فروشگاه های زنجیره ای، رقابت به بالاترین شکل ممکن افزایش پیدا کرده است.
تغییر: دیگر هیچ مشتری حاضر به خرید کالاها و خدمات ثابت و بدون تغییر نیست. اگر کسب و کارهای فوشگاهی کالاها و خدمات خود را با تنوع همراه نکنند در بازار رقابت عقب می مانند.
برای این که یک کسب و کار فروشگاهی از قافله عقب نماند نیاز به عناصر حیاتی ذیل است:
1. بهره وری بالا و برنامه ریزی صحیح
2. مدیریت صحیح مواد و موجودی کالا
3. کنترل تعهدات و نقدینگی
4. کنترل قیمت تمام شده محصولات
با این مقدمه به اهمیت سیستم های اطلاعاتی پی می بریم.
سیستم های اطلاعاتی توانسته است به عنوان یکی از ابزارهای کارآمد در پاسخگویی به این فشارها، نقش مناسب و موثری بر عهده داشته باشند. حال این سوال مطرح می شود که با توجه به کستردگی شرکت های ارائه دهنده این سیستم ها، چه نوع سیستمی برای کسب و کار ما مناسب است؟ که برای جواب به این سوال بایدا ابتدا انواع طبقه بندی این سیستم ها را از نظر کاربردی بدانیم .
انواع سیستم ها از نظر کاربردی
1. سیستم های کوچک تک منظوره :
این سیستم ها به صورت پک های آماده عرضه می شوند که شامل خلاصه ای از بسیاری از عملکردهای حسابداری می باشد تمام عملیات مربوط به موجودی های نقدی و بانکی و خرید و فروش و صدور اسناد حسابداری و کنترل موجودی کالاها را شامل می شود. این سیستم ها معمولا مورد نیاز مشاغل کوچک می باشند و برای مشاغل 1 تا 5 نفره است. فرایند حسابداری در این سیستم ها بسیار ساده است: مثلا فرایند فروش کالا؛
درخواست مشتری —> فاکتور فروش —> سند حسابداری فروش
2. سیستم های جزیره ای :
مجموعه ای از سیستم هایی مالی و اداری می باشد که هر کدام به صورت جداگانه عمل می کنند و توسط کاربر اطلاعات بین سیستم ها رد و بدل می شود. مثلا در سیستم فروش، فاکتور فروش صادر می شود و سپس به صورت جداگانه در سیستم صدور سند توسط کاربر، سند حسابداری صادر می شود. البته این سیستم ها تکامل یافته سیستم های تک منظوره هستند و می توان در برخی موارد بین اجزای ان ارتباط ضعیفی برقرار کرد. در سیستم های جزیره ای ما می توانیم به راحتی با تغییرات کنار بیاییم، چون هر مجموعه کار خود را جداگانه انجام می دهد، ابزار ساده تر است، نقش انسان بیشتر است و در واقع سطح نیازها به سیستم و توقعات پایین تر است.
3. سیستم های اطلاعاتی (MIS) management information systems
سیستم های مدیریت اطلاعات سازمان، نام دیگر آن ها، سیستم های یکپار چه اطلاعات است. این سیستم ها به صورت یک بسته نرم افزاری ارایه می شوند که اغلب ساختاری یکپارچه و همواره غیر منعطف دارند و طبیعتاً نمی توانند نیاز اطلاعاتی سازمان های بزرگ را که فرایندهای پیچیده و اختصاصی دارند، پوشش دهند.
این سیستم ها تکامل یافته سیستم های جزیره ای هستند، با این تفاوت که ارتباط بین اجزای سیستم کامل تر شده است ولی فاقد فرایند و قاعده انعطاف پذیر است. فرایندهای این سیستم ها محدود است. این سیستم ها ترکیبی از سه پدیده سیستم ، اطلاعات و مدیریت می باشد. در واقع، بسته های نرم افزاری، نیازهای محدود را برآورده می سازند، مثلا فرایند فروش؛
درخواست مشتری —> تحویل از انبار—> صدور فاکتور فروش—> سند حسابداری فروش
مهم ترین بخش های این سیستم ها به شرح زیر است :
• حوزه مالی
• حوزه اداری
• حوزه بازرگانی
• حوزه تولید و تجهیزات
• حوزه مدیریت
هر کدام از سیستم های فوق به صورت یکپارچه کار می کند و با هم در ارتباط است اما این ارتباط فاقد فرایندهای کامل است بلکه صرفا فرایندی ساده در نظر گرفته می شود همانند مثال فروش. این سیستم ها نه تنها بر اساس فرایندهای ساده کار می کنند بلکه امکان پی گیری فرایندی یا تغییر فرایندی در اکثر این سیستم ها امکان پذیر نیست .
4. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی Enterprise Resource Planning (ERP)
ارائه تعريفي جامع براي نرم افزار ERP مشكل است. صاحب نظران تعاريف مختلفي براي ERP ارائه داده اند كه هر كدام جنبه هاي خاصي از اين سيستم را مورد توجه قرار مي دهد شايد آشنايي با ويژگي ها، قابليت ها و كاركردهاي ERP در بخش هاي مختلف سازمان در آينده بتواند كمك خوبي براي شناخت كامل اين سيستم باشد. این سیستم بر اساس فرآیندهای سازمان پیاده سازی می شود. مثلا فرآیند فروش در این سیستم :
در خواست مشتری —< پیش فاکتور فروش—- <عقد قرارداد حقوقی —<مجوز تحویل فروش —-> تحویل کالا از انبار —-> محاسبه قیمت تمام شده کالا—-> فاکتور فروش —> سند حسابداری فروش
در اینجا کسب و کارها وارد کانال با قاعده و قانونی می شوند، هر کجا که قرار باشد سیستم تصمیم گیری کند باید از قواعد آگاه بوده و به همین جهت سطح وابستگی افراد بیشتر از سیستم های جزیره ای و یکپارچه است. در کنار این مسئله، بحث تغییرات هم وجود دارد. نیازها تغییر می کند، با تغییر نیازها سیستم نیز باید تغییر کند. کاربر محدود است و در این مرحله است که پشتیبانی وارد عمل می شود. در واقع پشتیبانی در ERP رابطه ای تنگاتنگ با کسب و کار ایجاد می کند تا بتواند هم پای تغییر نیازها، تغییر در سیستم را نیز ارائه کند و عملا سیستم از کسب و کار عقب نماند.
سيستم اطلاعات مديريت ( MIS)، اطلاعات مورد نياز براي تصميم گيري افراد ذيصلاح و مديران ارشد را بطور جداگانه از زير سيستم هاي موجود در يك سازمان گردآوري مي نمود و اين در حالي بود كه گزارشات تهيه شده نيز در مواقعی با هم تناسخ و تناسب لازم را نداشت و علت آن، عدم گردش صحيح و كامل اطلاعات بين امور مالي، تولید، مديريت ستادي و انبارداري بود.
ERPاين سيستم هاي منفرد از هم را به صورت يك مجموعه كامل در مي آورد كه اين مجموعه از ماژول هاي نرم افزاري معادل با هر يك از سيستم هاي منفرد قبلي، تشكيل شده است. نرم افزار حسابداري، انبارداري، خريد و فروش و ساير سيستم هاي موازي موجود در کسب و کارهای فروشگاهی هنوز ماهيت خود را حفظ مي كنند؛ با اين تفاوت كه اين سيستم ها به نحوي به يكديگر متصل مي شوند كه گردش اطلاعات به طور سيال در كليه اين سيستم ها جريان پيدا كرده و به طور مثال يك مدير به راحتي ميتواند به اطلاعات مالي، تولید، انبارداري و … دريك آن دسترسي داشته باشد.
در اینجا هدف نهائی، ساخت یک برنامه نرم افزاری منحصر به فرد است که نیازهای همه افراد در قسمت های تولید، مالی، انبار، سفارشات، فروش و … را تأمین کند. مجموعه امکانات سیستمی است که با اتکاء ERP، به آخرین دستاوردهای فناوری اطلاعات به منظور تأمین نیازهای انفورماتیکی کسب و کارهای فروشگاهی و برنامه ریزی بهینه منابع آنها با نگرش توأم درون و برون سازمانی ایجاد شده است. برای این منظور سیستم ها و نرم افزارهای با تکنولوژی وب قابل استفاده است و نیازهای کسب و کار را در واحدهای مختلف و از همه مهم تر واحد مدیریت رفع خواهد کرد.
مزایای نرم‌افزارهای فروشگاهی تحت وب:
نرم‌افزارهای فروشگاهی تحت وب به مدیران فروشگاه کمک می‌کند که امور کسب و کار خود را از راه دور و بدون نیاز به حضور فیزیکی در فروشگاه، کنترل و مدیریت نمایند. نرم‌افزار فروشگاهی تحت وب، تحقق آرزوی دیرین مدیران کسب و کارها می‌باشد، چرا که امکان رصد و کنترل فروشگاه از راه دور و همچنین بررسی فرآیندها و مدیریت امور را برای آنها به‌راحتی فراهم می‌کند.
• نرم‌افزارهایی که در زمان و انرژی مدیران صرفه‌جویی می‌کند
استفاده از نرم‌افزارهای فروشگاهی به صرفه‌جویی در وقت مدیران کمک شایانی کرده تا آنها تمرکز بیشتری برای ایجاد خلاقیت و توسعه کسب‌وکار خود در اختیار داشته باشند.
• ماندگاری بالای نرم‌افزار فروشگاهی تحت وب
نرم‌افزارهای تحت وب این مزیت کلیدی را نیز دارند که اطلاعات ذخیره‌شده در آنها وابسته به یک سیستم نیست و ماندگاری بالایی دارد. درنتیجه چنانچه سیستم کاربران این نرم‌افزارها، با مشکلاتی از قبیل ویروسی شدن، سوختن یا خرابی سخت‌افزارها و … مواجه شود اطلاعات کاربر از روی نرم‌افزار پاک نمی‌شود و کاربر می‌تواند با یک سیستم دیگر به‌راحتی وارد فضای نرم‌افزار شود و از اطلاعات ذخیره شده استفاده کند.
• امکانات نرم‌افزارهای فروشگاهی تحت وب
کار کردن با نرم‌افزار فروشگاهی می‌بایست برای کاربر بسیار ساده باشد و او را دچار سردرگمی نکند. همچنین یک نرم‌افزار فروشگاهی تحت وب کارآمد می‌تواند علاوه بر امکانات متنوعی چون فروش فوری، عملیات حسابداری و انبارداری، اتصال به بارکد خوان، فیش پرینتر، لیبل پرینتر و …، صاحبان مشاغل را از مزایای تحت وب بودن بهره‌مند سازد.
