ویژگی های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت ها

بخش اداری از شرکت ها دارای پروسه های غیر اتوماسیونی متعددی است و همین موضوع کار را برای تیم اداری و منابع انسانی بسیار سختتر خواهد کرد و نیاز به استفاده از بهترین نرم افزار را بیشتر خواهد کرد.

 پروسه های مربوط به بخش اداری شامل فرم های کاغذی، اسپرشیت ها، ایمیل ها و نرم افزار های سیلویی هستند می توانند منجر به کاهش سرعت تیم های مختلف می شوند و معمولا پر از اشتباهات متعدد هستند.

 مدیریت کردن جریان ناتمام اسناد و مدارک، چه به صورت کاغذی و چه دیجیتال، می تواند مشکلات جدی برای شرکت ها ایجاد کند.

سازمان EY اخیرا یک پژوهش گسترده در این زمینه انجام داد و به این نتیجه رسید: در حدود 65 درصد از کسب و کارهایی که مورد بررسی قرار گرفت، استفاده از پروسه های اتوماسیونی اداری یکی از اولویت های اصلی در آینده است.

وقتی در همان بدو شروع رشد شرکت خود از اتوماسیون های اداری استفاده کنید، موفق به صرفه جویی در زمان و هزینه زیادی خواهید شد. چرا که در این حالت موفق به حذف پروسه های دستی، سیستم های جداگانه و ارتباط ناموفق بین آن ها می شوید و در نتیجه بهره وری کاری خود در حوزه منابع انسانی را بالا خواهید برد.

ضرورت استفاده 

هیچ وقت برای انجام این کار زود نیست. ایجاد یک فضای اتوماسیونی و مدرن برای تغییرات پیش رو در محیط کار یک ایده بسیار خوب است.

ابزار های نرم افزاری خودکار سازی امور مالی می توانند پروسه های وقت گیر و خسته کننده را حذف کرده و تمامی کار های مربوط به حوزه مالی و حسابداری را به شکل خودکار پیگیری کنند.

 با این حال تعدادی از عوامل هستند که وجود آن ها نشان دهنده این خواهد بود که زمان به کارگیری از نرم افزارهای اتوماسیونی فرا رسیده است. در لیست زیر نگاهی به این نشانه ها خواهیم داشت:

کارهای وقت گیر و طولانی

زمانی که پروسه های اداری شما خسته کننده شده و زمان زیادی را به خود اختصاص می دهند.

پروسه های پیچیده

زمانی که عملیات اداری شما به دقت بالایی نیاز دارد و به سرعت به اتمام نمی رسد.

حجم بالا

 وقتی که تیم منابع انسانی شما به خاطر زیاد بودن حجم کاری خود باید زمان زیادی را صرف کار کردن کنند.

خطاهای انسانی

 وقتی که اسناد و مدارک اداری شما پر از اشتباهات متعدد انسانی هستند.

مزایای نرم افزار

1- تمامیت و درستی دیتا

با خودکار شدن پروسه های مالی کسب و کار ، می توان از خطاهای انسانی اجتناب کرد و زمان خود را به جای کارهای خسته کننده و طولانی برای موارد مهمتری صرف نمود. وقتی که دیتا در فرم های شما به شکل خودکار پر شوند، می توانید مطمئن باشید که خبری از اشتباهات نبوده و تمامی اعداد و ارقام درست هستند.

2- بهبود بهره وری کسب و کار

با انتقال از سیستم های دستی به نرم افزار های اتوماسیونی، تیم های مالی می توانند کارکرد های موجود خود را بهبود بخشند و بدین ترتیب بهره وری آن ها بالا خواهد رفت. هر چیزی که در گذشته منجر به کاهش سرعت شما می شد حالا در خلال پروسه های خودکار و قابل اطمینان پیگیری می شود.

3- تاییدیه و تصویب سریع

در تاییدیه بودجه یا ادعای بازپرداخت نیز نرم افزار های اتوماسیون مالی می توانند به کاهش هشت ساعت کار هفتگی تیم مالی شما کمک کنند.

4- پدیداری و دید 360 درجه

وقتی که از یک سیستم متصل و همگانی استفاده می کنید، دید کامل و دقیق نسبت به تمامی نکات مربوط به حوزه مالی خود خواهید داشت. با این کار منطق اصلی و پس زمینه امور مالی را پیش روی خود می بینید. در نتیجه امکان تصمیم گیری هوشمندانه برای آینده فراهم خواهد بود.

نرم افزار پندار، با بهره گیری از سیستم های فرم ساز و گردش کار و کاربری ساده مورد توجه بسیاری از برندهای مطرح روز ایران قرار گرفته است. این نرم افزار با بسیاری از سیستم عامل ها مانند لینوکس و ویندوز و … مطابقت دارد.