قبل از اینکه به موضوع خزانه داری در حسابداری بپردازیم بهتر است مروری اجمالی به مفهوم خزانه داری داشته باشیم تا بهتر بتوانیم ارتباط آن با حسابداری و تفاوت‌های این دو را درک کنیم.
خزانه داری چیست؟
خزانه داری در یک سازمان به فعالیتی گفته میشود که در آن سرمایه‌های نقدی نگهداری و سازماندهی میشود و یکی از بخشهای عملیاتی مهم و حساس در حسابداری محسوب میشود. در واقع در هر بنگاه یا سازمانی، بخش از دارایی ها، دارایی‌های نقد و اسناد دریافتنی مانند چک و سفته است و خزانه داری، عملیات دریافت و پرداخت این دارایی‌ها را انجام می دهد که به دو بخش نقدی و غیر نقدی قابل تقسیم است.
تاریخچه خزانه داری در ایران
از زمان‌های خیلی دور و در هنگامی که بسیاری از کشورها هنوز رسم حکومت داری نمی دانستند ایرانیان دارای نظام اداری بودند و برای دریافت مالیات و امور مالی، سیستم منظمی ایجاد کرده بودند و به کمک گرفتن انواع مالیات مانند خراج، هزینه اداره حکومت و تأمین امنیت مردم را از خود آنها دریافت می کردند. انجام حساب و کتاب این امور در مکانی به نام خزانه انجام شد که نام آن از خزینه به معنای مکان گرد آمدن اشیای قیمتی و اموال مختلف گرفته شده است.
در دوره مدرن، اولین بار در عصر قاجار در سال 1286 بود که طی ماده 13 قانون تشکیل وزارت مالیه کل کشور، وظایف خزانه داری در مجلس تصویب شد. در دوره انقلاب اسلامی هم در سال 1366 بود که قانون محاسبات عمومی تصویب شد و در حال حاضر هم برای عملیات مربوط به خزانه داری کل کشور، از این قانون استفاده میشود و همه ساله در ایام تصویب بودجه مورد استناد نمایندگان قرار می گیرد.
بیشتر بخوانیم : نرم افزار حسابداری
حسابداری خزانه چیست؟
درست است که خزانه داری در حسابداری تعریف میشود ولی خزانه هم برای خود حسابداری مخصوصی دارد که باید انجام شود. همانطور که گفته شد عملیات خزانه داری در حسابداری به دو بخش نقدی و غیر نقدی تقسیم میشود:
هر شرکت یا موسسه‌ای دارای حساب هایی مانند حساب صندوق، تنخواه، بانک و … است و در هنگام واریز یا برداشت از هر یک از این حسابها باید زمان و جزئیات عملیات به همراه اسناد مربوطه ثبت گردد. با انجام این عملیات یک طرف بدهکار و یک طرف بستانکار میشود. این عملیات ممکن است بین حسابهای داخلی شرکت و یا بین حسابهای شرکت و افرادی خارج از شرکت مانند طرف‌های قرارداد شرکت و … انجام شود. اینگونه عملیات‌ها در چارچوب حسابداری خزانه انجام میشود.
برخی از عملیات مالی به طور معمول به صورت تعهد یک طرف به طرف دیگر برای مدتی معلوم انجام میشود که بارزترین آنها اعطای چک و سفته است. اینگونه عملیات به صورت دو مرحله‌ای در خزانه ثبت میشود و از بخشهای مهم حسابداری خزانه است. مرحله اول در هنگام ارائه تعهد مانند دریافت چک یا سفته است که صادر کننده چک بستانکار و دریافت کننده، بدهکار خواهد شد. مرحله دوم هم در زمان سر رسید تعهد است که این عملیات به صورت برعکس انجام میشود.
وظایف حسابدار خزانه
حسابداری در خزانه داری به دلیل ارتباط با بخشهای مختلف یک شرکت وظایف متنوعی به عهده دارد. مهمترین وظایف حسابدار خزانه عبارت است از:
_ اخذ و ثبت چک و سفته از طرف‌های داخلی و خارجی شرکت
_ ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی
_ نگهداری چکهای برگشتی تا زمان استرداد
_ صادر نمودن چکهای پرداختنی با امضای صاحبان قانونی امضا در شرکت
_ هشدار به موقع به مدیریت شرکت برای تأمین منابع مالی لازم که مورد تعهد شرکت در آینده است.
_ تنظیم درست زمان پرداخت چک‌ها و تعهدات شرکت متناسب با منابع آن
_ پرداخت حقوق کارکنان
_ حفاظت از اسناد و تهیه بکاپ به روش‌های مختلف دستی و نرم افزاری
_ ارائه گزارشات قانونی مورد نیاز به مدیران، از جمله گزارشات مربوط به صندوق ها، وضعیت چکهای معوقه و برگشتی، ضمانت نامه‌ها و وثایق موجود در شرکت و …
_ کنترل چکهای پرداختنی شرکت و هماهنگی پرداخت‌های کلان با مدیریت با وجود داشتن امضاء
_ کنترل حسابهای بانکی و رفع مغایرت آنها با خزانه داری
_ کنترل حساب تنخواه گردان و گزارش هزینه‌های خارج از عرف به مدیریت
_ هماهنگی به موقع با سایر بخشهای شرکت برای انجام عملیات خزانه داری از جمله هماهنگی با واحد مربوطه برای آزادسازی برخی از اسناد، هماهنگی با صندوق برای دریافت و پرداخت ها، هماهنگی با شرکت‌های زیر مجموعه یا وابسته برای تسویه حسابها، هماهنگی با حسابداری کل جهت تراز بودن حسابها و …
_ عدم افشای اطلاعات خزانه
_ ارائه یک نسخه از تمام اسناد خود به بخش حسابداری
انواع اسناد خزانه داری
خزانه داری در حسابداری به طور کلی به کمک اسناد انجام میشود و اسناد، مهمترین چیزی هستند که خزانه داران با آن دست و پنجه نرم می کنند. اسناد مختلفی در خزانه داری یک اُرگان عمومی یا شرکت خصوصی نگهداری میشود که از جمله مهمترین آنها عبارت هستند از:
- اسناد دریافتنی و پرداختنی مانند چکهای دریافتی از مشتریان یا چکهای برگشتی
- اسناد ضمانت نامه
- اسناد مالی مربوط به خزانه
بیشتر بخوانیم : نرم افزار crm
ارتباط خزانه و حسابداری
برای فهم درست ارتباط خزانه داری و حسابداری باید دو سطح کلان و خرد را از هم جدا کرد. در سطح کلان به طور معمول در کشورهای پیشرفته دنیا از جمله در ایران، واحد خزانه داری مسئول تهیه جداول حسابها، ارائه گزارش نحوه هزینه کرد بودجه و تولید آمارهای قانونی مورد نیاز برای برنامه ریزی بودجه در سالهای آتی است.
در سطح خرد می توان گفت که حسابداری و خزانه داری به هم نزدیکی بیشتری دارند. بخش حسابداری وظیفه ثبت و ضبط کلیه اتفاقات مالی یک بنگاه اقتصادی را به عهده دارد و آن را در اسناد حسابداری ثبت می کند و خزانه داری هم وظیفه ثبت و ضبط دریافت و پرداختها را به عهده دارد. بنابراین خزانه داری در حسابداری می گنجد. خزانه داری موظق است یک نسخه از تمام اسناد پرداختنی و دریافتنی خود را به حسابداری تحویل دهد.
خزانه داری مدیریت اسناد
یکی از بخشهای مهم خزانه داری در حسابداری، خزانه داری مدیریت اسناد است. اموری مانند طبقه بندی و نگهداری اسناد ضمانت نامه، چکهای دریافتی از مشتریان، ارائه به موقع چکهای برگشتی به بخش حقوقی شرکت جهت پیگیری‌های لازم، گرفتن بکاپ روزانه، هفتگی یا ماهانه از کلیه اسناد خزانه، ایجا دفتر صندوق و دفتر چک و … از اموری است که باید در خزانه داری مدیریت اسناد به آن توجه شود. انجام درست امر مدیریت و نگهداری اسناد، پشتوانه خوبی برای مدیران شرکت برای کارهای دراز مدت است.
بیشتر بخوانیم : نرم افزار اتوماسیون اداری
خزانه داری ثبت انتقال وجه
یکی از امور حساسی که مدیریت شرکت از واحد خزانه داری در حسابداری مجموعه خود انتظار دارد، کنترل انتقال وجه است. تصور کنید که اخیراً بخش قابل توجهی از منابع شرکت توسط مدیران برای کاری از حساب شرکت برداشته شده باشد. همچنین مدیران قصد داشته باشند در فاصله یک روز مانده به پرداخت حقوق کارکنان و سررسید یک چک طولانی مدت که از خاطرشان رفته است، مبلغ زیادی از دارایی‌های جاری شرکت را طی یک انتقال وجه به طرف دیگری منتقل کنند. مشخص است که این شرکت با مشکلات عدیده‌ای برخورد خواهد کرد.
وظیفه خزانه داری این است که تبعات تصمیمات مدیران را به آنها گوشزد نماید تا آنها در زمان بندی تصمیمات خود تجدید نظر کنند و روند امور جاری شرکت مختل نشود. بنابراین خزانه داری باید با ثبت انتقال همه وجوه شرکت، گزارشات و هشدارهای لازم را به موقع به مدیران شرکت بدهد.
نرم افزار حسابداری خزانه داری
امروزه با پیشرفت صنعت تولید نرم افزار، برای خزانه درای نرم افزارهای متنوعی تولید شده است و خزانه داران را تا حدود زیادی از انجام کارها به طور دستی، بی نیاز کرده است. نرم افزار حسابداری تحت وب پایدار، بدون شک کاملترین نرم افزار موجود برای حسابداری خزانه داری با امکان انجام عملیات ثبت اسناد خزانه داری، مدیریت اسناد، ثبت انتقال وجه، ثبت دریافت و پرداخت، ثبت تنخواه، تغییر وضعیت اسناد دریافتنی و پرداختنی و … می باشد.
راهکار مالی پایا افزار
