نرم افزار ERP به معنای مدیریت برنامه ریزی منابع سازمان یا ( Money, Material, Machine, Man )، ( مواد، ماشین آلات، پول و نیروی انسانی )هست و به سازمانها و شرکت ها کمک می نماید تا فرایند دقیق برنامه ریزی کلیه منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت نمایند.
رشد غیرقابل پیش بینی فناوری اطالعات و ارتباطات در دهه های گذشته که با تکیه بر توسعه صنایع مختلفی ازجمله الکترونیک، کامپیوتر، مخابرات و … صورت گرفته بر جنبه های مختلف عملکرد سازمانها تأثیرات شگرفی داشته است.
هم زمان با این تغییرات، محیط فعالیت سازمانهای مختلف پیچیده تر شده و به همین جهت نیاز به دستگاه های مختلفی که بتواند ارتباط بهتری بین اجزای مختلف سازمانی برقرار کرده و جریان اطالعات را در بین آن ها تسهیل کند، افزایش چشمگیری یافته است. این دستگاه ها که درمجموع به دستگاه های سازمانی Enterprise Systems معروف هستند، زمینه ای را فراهم آوردهاند که مدیران بتوانند در تصمیم گیریهای مختلف خود ازاطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمایند.
از اوایل دهه ۱۹۹۰ میلادی، ظهور نرم افزارهای یکپارچه ای تحت عنوان Resource Enterprise Planning ،ERP با هدف قرارداد سازمانهای بزرگ، توسعه بسیار زیادی پیدا کردند. این نرم افزارهای بسیار قدرتمند، پیچیده و گران قیمت، دستگاه های از پیش طراحی شدهای هستند که پس از اندک تغییراتی در آن ها توسط مشاوران پیاده ساز و مشاوران تحلیل فرایندهای سازمانی، پیاده سازی و اجرا می شوند. در بسیاری از موارد سازمانها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاکم بر این نرم افزارها، مجبور به اصالح و بازبینی مجدد فرایندهای خود هستند. این نرم افزارها برخالف نرمافزارهای قدیمی که در سازمانها و از طریق واحدهای مختلف سازمانی توسعه پیدا میکردند، مجموعه ای یکپارچه هستند که دارای ماژول های مختلف بوده و هر زمان که نیاز به اضافه کردن ماژول دیگری به آن ها باشد، این کار به راحتی صورت می پذیرد.
تأمین کنندگان نرم افزارهای ERP امروزه با چالش جدیدی به نام اینترنت در طراحی نرم افزارهای خود مواجه بوده و مجبور به طراحی بسته های نرم افزاری خود به گونه ای هستند که امکان اجرای آنها بر روی شبکه جهانی اینترنت وجود داشته باشد. همین امر موقعیتی را فراهم آورده که ERP که در حال حاضر به صورت یک نرم افزار داخلی در سازمان مطرح است، با دستگاه های دیگری همچون CRM و SCM ارتباطی تنگاتنگ پیدا نموده و به عنوان ستون فقرات Business-e مطرح شود.
ERP را میتوان به عنوان نرم افزار یکپارچه ای تعریف نمود که دارای اجزا و یا ماژولهایی برای برنامه ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، نرم افزار حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل ونقل و بازرگانی الکترونیک است. معماری و ساختار ERP به گونهای است که یکپارچگی و جامعیت اطالعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطالعات بین بخشهای مختلف سازمان را فراهم می آورد.
انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP را به صورت زیر تعریف مینماید:
روشی برای برنامه ریزی و کنترل مؤثر تمامی منابع موردنیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان، در شرکت های تولیدی، توزیعی و خدماتی.
