کلمه BPMS مخفف عبارت نرم افزار مدیریت پروسه های مربوط به کسب و کار است. کاربرد BPMS که اخیرا با عنوان ibpms نیز معرفی می شوند (حرف i مرتبط به کلمه intelligent به معنای هوشمند است) بهبود پروسه های مختلف بیزینسی یک سازمان است.
این ابزار ها به کمک شناسایی، خودکار سازی و آنالیز پروسه های بیزینسی کار خود را پیگیری می کنند.
BPM چیست؟
ما قصد داریم در این مقاله تمامی این مفاهیم را مورد بررسی قرار دهیم. BPM به عنوان یک سیستم نظم دهی شناخته می شود که سازمان ها از آن جهت شناسایی، سند سازی و بهبود پروسه های کسب و کار استفاده می کنند.
کاربرد BPMS چیست؟
نرم افزار BPMS جهت فعال سازی جنبه های مختلف آن مورد استفاده قرار می گیرد:
- شناسایی صاحبان هر پروسه کاری، سیستم ها، کارهای مختلف و قوانین
ایجاد تسک های پیشرفتی، جریان کاری، منطق کاری، هشدار ها و سلسله مراتب ها
ردیابی وضعیت، KPI ها، جزئیات در سطح حسابرسی
شناسایی سازمان
قبل از این که هرگونه خودکار سازی جریان کار اجرا شود، پروسه های کاری باید در قالب سند بیایند؛ این کار به برنامه ریزی و همکاری و همچنین ابزار هایی جهت مشخص کردن شکل پروسه های کاری نیاز دارد. مدل پروسه های بیزینسی را می توان به کمک نرم افزار های بی پی ام اس از روش های مختلفی طراحی کرد. سپس این موارد توسط حسابداران و مسئولان اصلی مورد بررسی قرار می گیرد تا از میزان دقت آن ها در شناسایی و تعیین پروسه های کاری اطمینان حاصل شود.
مدل های مربوط به پروسه های کسب و کار را می توان از روش های مختلف منتشر کرد و در قالب فرمت های متعددی از برنامه استخراج نمود که یکی از موارد رایج در این زمینه فرمت بی پی ام ان است. برخی از این مدل پروسه ها حاوی حالت شبیه ساز هستند تا بتوان سناریوهای مختلف در پروسه مورد نظر را مورد آزمایش قرار داد.
خودکار سازی کسب و کار
هدف اصلی و مهم از خودکار سازی پروسه های کسب و کار کاهش حجم کار و فعالیت هایی است که در کارکرد های روزمره کارکنان وجود دارند. این فعالیت ها در سیستمی قرار می گیرند که به شکل دقیق طراحی می شود و قوانین کسب و کار در آن تبیین می شوند. این سیستم ها حاوی بخش های خاصی هستند که میزان نیاز آن ها به نیروی کار انسانی محدود بوده و به لطف موتور جریان کار ، وابستگی آن ها بسیار کم است.
ساختن این سیستم های خودکار در کسب و کار شامل ترکیب کردن کار های مختلف یا فعالیت های کاری با مکانیزم های ورودی ( نظیر فرم ها و سیستم های ورودی ) می شود تا بتوان رفتار یک پروسه در کسب و کار را تقلید کرد.
آنالیز عملکرد سازمان
ابزار های BPM است سطوح مختلفی از گزارش دهی را ارائه می کنند و یا توانایی تعامل با ابزار های گزارش دهی متعدد را جهت ارائه آنالیز در مورد عملکرد پروسه های کسب و کار دارند. گزارشات این نرم افزار ها در قالب KPI ها (نشانه های کلیدی عملکردی) بوده و در زمینه عملکرد فعالیت ها، پروسه ها و اعضای هر پروسه دیتای مفیدی ارائه می کنند.
آنالیز ها در شناسایی مواردی که منجر به کندی سرعت می شوند به کمک کسب و کار ها می آیند و موقعیت را برای بهبود ادامه دار پروسه های کاری فراهم خواهند کرد. علاوه بر این، در پروسه نرم افزار حسابداری را می توان برای فعالیت های قدیمی اجرا کرد.
KPI های پروسه کسب و کار و مقیاس اندازه گیری
همچون هر فعالیت بیزینسی، اندازه گیری در BPM ضروری است. مهمترین چیزی که در اینجا باید از آن اجتناب شود، داشتن رویکرد غیر ثبتی است که لیستی از KPI ها را از مدیران بخش های مختلف در نظر بگیریم. چرا که در این حالت با لیستی بلند بالا از KPI ها روبرو خواهیم بود. مواردی که ارزش خاصی برای کسب و کار ما ندارند.
متریک SMART برای اندازه گیری عملکرد پروسه ها
مفهوم متریک SMART زمانی مطرح می شود که قصد داریم عملکرد پروسه های کاری و بهبود تلاش ها را مورد بررسی قرار دهیم.
- S برای دقت: اندازه ها و متریک باید مختص هدف های بیزینسی باشند.
- M برای قابل اندازه گیری بودن: متریک ها باید معنادار و قابل اندازه گیری باشند. عناصر دیتای پس زمینه باید با دقت و کامل ثبت شوند و محاسبات باید دقیق باشند.
- A برای در دسترس بودن: ارزش های هدفی برای متریک ها باید دست یافتنی باشند.
- R برای مرتبط بودن: متریک باید واقع گرایانه، مرتبط و مبتنی بر نتایج باشد.
- T برای محدوده زمانی: متریک و اندازه گیری باید در بازه های زمانی مشخص باشند؛ به خصوص اگر از جمله متریک های اساسی محسوب شوند.
تفاوت نرم افزار BPM با نرم افزار جریان کار
نرم افزار جریان کار (work flow) به شکل ساده کار های مختلف را از یک شخص به شخص دیگر محول می کند. یک مثال ساده در اینجا، پروسه مرور اسناد است که در آن یک سند تکی از فردی به فرد بعدی داده می شود.
پس از اینکه تمامی افراد آن سند را بررسی کردند، پروسه کامل می شود. پکیج های مدیریت پروسه های کسب و کار ( BPMS) جریان کار را از جهت های مختلف به یک مرحله دیگر می برند:
- از نگاه فنی، یک کسب و کار شامل تعاملات بدون کد و ساده، قوانین بیزینسی، دریافت کنندگان، دیتای کسب و کار، فرم و قالب ها می شود.
- نرم افزار های BPMS تطبیقی ، قابلیت های موتور انتقال پروسه ها را همراه کارکرد های چرخشی ضروری کسب و کار ارائه می کنند. از جمله آن ها می توان موارد زیر را معرفی کرد:
✅ مدل دهی پروسه ها: شبیه سازی یک پروسه قبل از خودکار سازی
✅ موتور قوانین تعاملی بیزینس: می توان قوانین را ایجاد کرد و به شکل جداگانه آنها را به روز رسانی نمود.
✅ ابزارهای طراحی فرم: به شما امکان ایجاد فرم هایی جهت مدیریت اسناد آفلاین را می دهد.
✅ شبیه سازی پروسه ها: به شما امکان آزمایش کردن پروسه های کسب و کار خود را به همان نحوی که مشتریان و کاربران آن ها را مورد استفاده قرار می دهند خواهد داد.
روش های بهینه سازی پروسه (یادگیری انطباقی)
کنترل فعالیت های کسب و کار و گزارش دهی: فراهم بودن امکان ردیابی و مشاهده کسب و کار بسیار ضروری است.
نرم افزار بی پی ام چه تفاوتی با نرم افزار ERP دارد؟
سیستم های ERP مزایای عالی در مرتبط کردن سیستم ها و برنامه های مختلف به هم دارند اما میزان رویت و دید در این پروسه ها محدود است.
علاوه بر این، در بازار و اقتصاد امروز باید بتوان خیلی سریع به کمک پروسه های خودکار تصمیم گیری کرد. نرم افزار BPMS می تواند موارد زیر را ارائه کند:
✅ مدل دهی پروسه
✅ خودکارسازی
✅ مدیریت
✅ بهینه سازی پروسه ها
سیستم های ERP به شکل مفید پروسه خودکارسازی و مدیریت را پیگیری می کنند و به اندازه برنامه های BPM به کدهای سنگین و برنامه های طولانی مدت نیاز ندارند.
داشتن قابلیت برداشتن یک قدم به سمت عقب و آنالیز علل کندی سرعت، کمبود منابع و کنترل هزینه ها می تواند شما را در خودکار سازی پروسه های کاری که دارید مطمئن کند.
پایا افزار، راهکار مالی و نرم افزاری
