در فرآیند حسابداری عملیات مالی متعددی انجام می‌شود و در صورتی که این عملیات به درستی نظم دهی نشود اشتباهات بسیاری در گزارش‌های مالی ایجاد می‌گردد. کدینگ حسابداری دارای انواع مختلفی همچون سلسله مراتبی، سریالی، توده‌ای و حفظی می‌باشد. این سیستم برای سطوح مختلف حساب از جمله حساب گروه، حساب کل، حساب معین و حساب‌های تفصیلی پیاده سازی می‌شود.
حساب‌های معین از جمله حساب‌هایی است که برای گزارش گیری مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد بدین دلیل کدینگ حساب‌های معین از اهمیت بسیاری برخوردار است. انجام کدینگ حساب در سازمان‌های بزرگ با عملیات مالی پیچیده همانند سازمان‌های تولیدی و بازرگانی و خدماتی ضرورت بیشتری دارد.
کدینگ حساب چیست
فرآیند حسابداری به گونه‌ای است که رویدادهای مالی متعددی در آن اتفاق می‌افتد، در صورتی که دسته بندی مناسبی برای این رویدادها در نظر گرفته نشود، همه فعالیت‌هایی که در آینده باید بر روی اطلاعات مالی انجام شود دچار بی نظمی و به هم ریختگی می‌شود.
انواع کدینگ حساب
در حقیقت به دسته بندی و مرتب نمودن عناوینی که با فعالیت‌های حسابداری در ارتباط هستند و موجب نظم دهی به این عملیات می‌شود کدینگ حسابداری گفته می‌شود. در این دسته بندی، عملیات مالی بر طبق موضوع فعالیت و سطوح مختلف فعالیت حسابداری به صورت‌های مختلف و با دقت چینش می‌شود. کدینگ‌ها دارای انواع مختلفی هستند که شامل موارد زیر می‌شوند:
کدینگ حفظی و یا بر اساس حرف اول حساب
اگر کدینگ حساب بر اساس حرف اول حساب باشد و دارای یک ساختار از پیش تعیین نشده باشد به آن کدینگ حفظی می‌گویند. به عنوان مثال کدینگ حساب دریافتنی معادل ح.د می‌باشد.
کدینگ توده ای
اگر کدینگ حساب‌ها بر اساس حساب‌های یک دوره مالی مشخص تعیین گردند و اعداد اختصاصی به این حساب‌ها تعلق بگیرد کدینگ توده‌ای مطرح می‌گردد.
کدینگ سریالی
در صورتی که از اعداد پشت سر هم و پی در پی برای کدگذاری حساب‌ها استفاده شود که هر عدد بیانگر یک کد اختصاصی باشد کدینگ سریالی مطرح می‌شود.
کدینگ سلسله مراتبی
در کدینگ سلسله مراتبی تعدادی سرشاخه و زیر شاخه وجود دارند که حروف ابتدایی مربوط به کدهای زیرشاخه‌ها با کد سرشاخه هایشان یکسان می‌باشد.
مطالب مرتبط: راهنمای کامل سند زدن در حسابداری و ثبت رویدادهای مالی در نرم افزار در لینک زیر:
آموزش ثبت حسابداری در نرم افزار
ساختار کدینگ حسابداری
چهار سطح مورد نظر برای انجام سیستم کدینگ حساب در حسابداری شامل حساب‌های گروه، حساب‌های کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفصیلی می‌باشد.
حساب‌های گروه
اولین سطح حساب‌های اصلی، حساب‌های گروه هستند که در صورت‌های مالی با سرفصل‌های اصلی نشان داده می‌شوند. در این سطح می‌توان نوع حساب‌ها را مشخص نمود. بر اساس نیازهای سازمانی یک یا دو رقم برای این سطح تعریف می‌گردد، اما عموما سطح حساب‌های گروه دارای یک رقم می‌باشد.
حساب‌های کل
از این سطح برای مکتوب نمودن دفاتر حسابداری و گزارش گرفتن از آن‌ها استفاده می‌شود و تشکیل دهنده قسمت‌های اصلی صورت‌های مالی می‌باشد. در حقیقت در سطح کل می‌توان ماهیت حساب‌ها را مشخص نمود. در سیستم کدگذاری ابتدا کد حساب‌های گروه و سپس کد حساب‌های کل آورده می‌شود.
حساب‌های معین
آخرین سطح اصلی حساب ها، شامل حساب‌های معین می‌باشد. سطح حساب‌های معین در صادر کردن اسناد استفاده می‌شود و یک سطح عملیاتی در سیستم می‌باشد. در سیستم کدگذاری ابتدا کد حساب‌های گروه، سپس کد حساب‌های کل و پس از آن کد حساب‌های معین قرار می‌گیرد.
کدینگ حساب‌های معین
حساب‌های معین اغلب برای صادر نمودن صورت‌های مالی و گزارش گیری استفاده می‌گردند و هزینه‌ها و دارایی‌های سازمانی به وسیله حساب‌های معین تعیین می‌شود، به همین دلیل کدینگ حساب‌های معین اهمیت بسیاری دارد. در کدگذاری برای حساب‌های معین کدهایی با رقم‌های بیشتر مثلا چهار یا شش رقمی به این حساب‌ها تعلق می‌گیرد و کلیه جزئیات مربوط به حساب به طور دقیق مشخص می‌گردد.
اگر این کدگذاری توسط سیستم کدینگ اتوماتیک انجام شود و یا در صورتیکه کدگذاری دستی انجام می‌شود، توسط یک شخص واحد صورت بگیرد، میزان خطا و اشتباه در کدینگ حساب‌های معین به حداقل می‌رسد و اطلاعات با دقت بیشتری در اختیار ذینفعان قرار می‌گیرد.
برای مشاهده ادامه آموزش کدینگ حسابداری معین در نرم افزار پایدار به کانال آپارات پایا افزار مراجعه کنید.
کدینگ حسابداری شرکت تولیدی و بازرگانی
طراحی نمودن کدینگ حساب برای کلیه شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک و بزرگ بر اساس حجم فعالیت‌های مالی و میزان پیچیدگی آن‌ها ضروری می‌باشد. بر همین اساس کسب و کارهای بزرگ باید بر طبق فعالیت‌های خود یک سیستم کدینگ حسابداری معقول و منظمی برای امور مالی شان طراحی نمایند تا در انجام عملیات مالی و طبقه بندی آن‌ها با مشکلی روبرو نشوند.
شرکت‌های تولیدی و بازرگانی در زمره کسب و کارهای بزرگ قرار می‌گیرند و بر این اساس در شرکت‌های تولیدی و بازرگانی سیستم حسابداری به نسبت شرکت‌های دیگر، پیچیده‌تر بوده و نیاز به دسته بندی حساب‌ها به صورت دقیق بیشتر احساس می‌شود.
در سازمان‌های تولیدی که نیاز به نظارت و کنترل هزینه و درآمد بیشتری دارد یک سیستم هزینه گذاری در کنار سیستم حسابداری راه‌اندازی می‌شود، در این شرایط طراحی یک سیستم کدگذاری مناسب این امکان را فراهم می‌آورد تا حساب شرکت‌های تولیدی و بازرگانی به شکلی موثر و مطابق با نیازهای تجاری سازماندهی گردد.
اهمیت استفاده از کدینگ حساب
با استفاده از کدینگ حساب، گزارش‌های مالی ارائه شده جزئیات کامل‌تری را در بر می‌گیرد. زمانی که از کدینگ حساب استفاده می‌شود خطای ناشی از اشتباهات انسانی به کمترین حد ممکن رسیده و عملیات حسابداری با سرعتی بیشتر و دقتی بالاتر ثبت و پردازش می‌گردند.
سیستم کدینگ حساب موجب می‌شود که عملیات حسابداری و ثبت حساب‌ها استانداردسازی شده و کلیه فعالیت‌های مالی در یک قالب هماهنگ و خاص و مرتب چیدمان شوند. از سویی دیگر استفاده از سیستم کدینگ حساب باعث می‌شود که برآوردهای دقیق‌تری از دارایی‌ها و هزینه‌های سازمان ارائه شود و این امر موجب دقت بیشتر در تحلیل‌های مالی شده و به تبع آن تصمیم گیری را برای سرمایه گذاران تسهیل می‌نماید.
با توجه به اینکه طراحی یک سیستم کدینگ حسابداری یک موضوع تخصصی و با اهمیت می‌باشد، اگر با دقت انجام نشود مشکلات مالی و حسابداری را افزایش داده و باعث ایجاد زمینه‌ی به وجود آمدن خطاهای انسانی در ثبت مالی و ارائه گزارش‌های مالی می‌گردد.
راهکار مالی پایا افزار
دیدگاهتان را بنویسید