مدیریت گردش کار به معنای بهینه سازی پروسه های کاری شرکت به وسیله خودکار کردن آن ها است.
این کار شامل ترسیم نقشه کار، برنامه ریزی و هماهنگ سازی تمامی بخش های مختلف از ساختار کسب و کار شماست: از مدیریت کردن تمامی موارد مربوط به تعاملات مختلف در تجربه مشتریان خود گرفته تا رسیدگی به تمامی کارهای روزمره و مدیریتی.
مدیریت جریان کار به هیچ عنوان کار ساده ای نیست (البته نیازی به ترسیدن نیست). مدیریت گردش کار معمولا به برنامه ریزی و تلاش زیادی نیاز دارد تا به سطح انتظارات شما برسد.
بهبود در حوزه بهره وری و تاثیرگذاری معمولا به قدری چشمگیر و قابل توجه هستند که جواب تلاش های مدیران را خواهند داد.
مدیریت گردش کار شامل چیست؟
از این ابزار جهت تولید پروسه های خودکار سازی شده کاری استفاده می شود. پروسه به معنای یک سری از فعالیت ها است که اتفاق می افتند تا یک خروجی بیزینسی خاص به دست آید.
پروسه های کاری در یک ترتیب خاص و از قبل تعیین شده پیگیری می شوند و بر اساس قانون های خاص و عمومی به خروجی خود خواهند رسید.
استفاده از یک طراح فرآیند کسب و کار در سیستم گردش کار شامل مشخص کردن این فعالیت ها و قانون ها در کنار تعیین بخش های خودکار سازی شده از پروسه می شود تا پروسه کاری به خوبی بین رایانه و نیروی کار انسانی تقسیم شود.
برای ساخت یک جریان کار شخصی سازی شده به راحتی در سیستم می توانید فعالیت ها را به هم متصل کنید. علاوه بر این امکان جایگزین کردن مراحل دستی و انسانی با روش های قدرتمند خودکارسازی شده وجود دارد.
سیستم فرم ساز
سیستم فرم ساز به کاربران این امکان را می دهد تا فرم های جذاب ، پیچیده و حرفه ای را تولید کنند. از این فرم ها می توان جهت جمع آوری ورودی ها از کاربران (کارمندان ، مشتریان و شرکت های زیر مجموعه) استفاده کرد و سپس آن را در پروسه های جریان کاری وارد نمود.
در برخی از موارد ، اطلاعات جمع آوری شده می توانند مسیر یک پروسه کاری را تعیین کنند. به عنوان مثال اگر یک کاربر از گزینه HR ( منابع انسانی شرکت ) به عنوان فرم دپارتمان خود استفاده کند ، این اطلاعات برای فردی در همین بخش ارسال خواهد شد.
اکثر ابزار های مدرن طراحی فرم شامل توانایی نشان دادن و مخفی کردن عناصر بر اساس ورودی ها (یا اطلاعات از قبل موجود کاربران) دارند و بسیاری از محاسبات را به صورت زنده در داخل فرم انجام می دهند.
سیستم گردش کار
سیستم work flow یا گردش کار یک اپلیکیشن است که همراه با سیستم جریان کار فعالیت می کند و به شکل خودکار بر اساس قوانین از قبل تعیین شده تصمیمات خاصی را می گیرد.
این تصمیمات معمولا شامل تغییراتی در مسیر جریان کار هستند و مربوط به فعالیت های درون پروسه های کاری می شوند. به عنوان مثال تخصیص یک کار خاص به فردی در چرخه کاری و یا ذخیره یک سند در پوشه ای خاص در سیستم مدیریت اسناد.
ابزارهای گزارش دهی
تمامی داده ها و آمار هایی که در حین پروسه ها ضبط می شوند در داخل سیستم جریان کار ذخیره خواهند شد.
داده ذخیره شده را می توان با گذر زمان مقایسه کرد و آن را با توافقات سرویس خود مقایسه نمود. بدین ترتیب امکان بررسی و ردیابی عملکرد هر فردی که در پروسه دخیل است وجود دارد.
گزارشات و اطلاعات را می توان به شکل زنده نمایش داده و هر زمان که کاربران به آن نیاز داشته باشند در دسترس قرار داد. گزارشات تصویری و داشبورد ها نیز می توانند جهت تهیه یک تصویر و نمای کلی از سیستم مورد استفاده قرار گیرند.
این ابزار ها در زمینه آنالیز جریان کار بسیار مفید هستند و به کمک آن ها می توانید از جریان کاری روان و مناسب کسب و کار و دپارتمان خود اطمینان حاصل کنید.
پورتال های سرویس دهی شخصی (سلف سرویس)
پورتال های سلف سرویس یک تجربه کاربری جذاب و مناسب را برای کارمندان فراهم می آورند که بتوانند به سادگی درخواست ثبت کنند ، درخواست های قبلی را مدیریت کرده و وضعیت آن ها را ردیابی نمایند. در سمتی دیگر نیز کاربران حوزه آی تی ، منابع انسانی ، بخش مالی و عملیات ها فعالیت می کنند و می توانند پروسه های کاری و قوانین خاص خود را تعریف کنند. در نتیجه تمامی درخواست ها به شکل خودکار در مسیر مورد نظر قرار می گیرند. در چنین شرایطی تحقق درخواست ها و آنالیز آن ها با سرعت بالاتری انجام می شود.
در این مقاله پیرامون مدیریت جریان کار و تعریف آن خواهیم پرداخت. با این حال در اینجا خبری از توضیحات فنی و آکادمیک نیست و یا یک تعریف بسیار رسمی از آن را ارائه نخواهیم کرد.
تاریخچه مربوط به جریان کار
رد و نشان این مفهوم را می توان در دهه ۱۹۲۰ میلادی مشاهده کرد. پیشگامانی همچون فردریک تایلور و هنری گرانت که هر دو مهندس فنی بودند ، به تحقیق و مطالعه در مورد سازماندهی هرچه بهینه تر کار ها پرداختند و تمرکز آن ها بر روی حوزه تولید بود.
اندکی بعد، هنری گرانت از هارمونوگرام ( برنامه ) لهستانی استفاده کرد و آن را به نمودار گرانت تبدیل نمود که به کمک آن امکان ردیابی وضعیت فعالیت ها وجود داشت. نمودار های گرانت ابزار های کاربردی برای تصویر سازی از جریان های کاری و یا ایجاد نمایه های بلند مدت هستند.
در حوزه تولید و ساخت، جریان های کاری و این سازماندهی از کار به ادارات رسیدند.
در سال ۱۹۶۲ رساله آقای کارل پتری در زمینه مدل ریاضیات منتشر شد. مدل شبکه پتری در نهایت به یک منطق مخصوص پروسه های کسب و کار جهت طراحی سیستم های جریان کار و نرم افزار ها تبدیل شد.
در دهه ۱۹۹۰ میلادی حوزه جریان های کاری از پایه تا مراحل پیشرفته تر تکامل پیدا کرد و به سیستم های نرم افزاری مخصوص صنعتی رسید که پروسه کنترل را بهبود بخشید.
قبل از این که بخواهیم وارد تعریف ها شویم، یک مثال را با هم در زمینه مدیریت جریان کار مرور می کنیم.
یک مثال
به این فکر کنید که در جذب شدن کارکنان جدید به یک شرکت چه مواردی دخیل هستند.
سیستم های مدیریت گردش کار
سیستم مدیریت گردش کار یا همان WFMS یک نرم افزار خاص است که مدیریت جریان های کاری در شرکت های مختلف را با خودکارسازی بخش های مختلف که در پروسه های شرکت یکسان هستند پیگیری می کند.
در مثالی که پیرامون جذب کارکنان زدیم ، یک سیستم مدیریت جریان کار به مدیریت اطلاعات پیرامون هر پروسه جذب و اسناد مربوط به رزومه فرد و اطلاعات مربوط به مدیران قبلی وی می پردازد. این مدیریت بر اساس قانون های از پیش تعیین شده و به لطف خودکار سازی آن ها انجام می شود.
یک نرم افزار مدیریت گردش کار محتوی ابزاری است که بتواند هر نوع پروسه کاری را پشتیبانی کند و معمولا کارکرد های خاص خود را دارد که در ادامه به بررسی آن ها می پردازیم.
ابزارهای گردش کار
✅ طراح فرآیند گرافیکی برای مشخص کردن یک جریان کار؛ که احتمالا با استفاده از استاندارد مدل فرآیند کسب و کار (SBPM) این کار انجام می شود
✅ ایجاد فرم برای طراحی رابط کاربری خاصی برای وارد کردن داده های گردش کار
✅ ادغام اسناد برای آپلود داده های بدون ساختار در پرونده ها
✅ یک “صندوق ورودی” که افراد می توانند از آن برای کشف وظایف کاری استفاده کنند.
✅ اعلان هایی که کاربران را در مورد تغییرات در گردش کار، از جمله هنگام انجام کار ، آگاه می کند.
✅ دسترسی به مجوزهایی که امکان تنظیم آن ها وجود دارد و می توان این موضوع که چه کسی می تواند چه کاری انجام دهد را کنترل کرد
✅ گزارش دهی خاصی که مروری بر فعالیت های در حال انجام و کار های انجام شده ارائه می دهد
✅ادغام موارد جزئی جهت ادغام سیستم های متعدد کاری امکان پذیر است.
این کارکرد گسترده بدین معناست که یک سیستم مدیریت جریان های کاری در واقع نرم افزاری پیچیده است. با این حال باز هم تفاوت های زیادی بین محصولات ساده و سنگین تر در بازار وجود دارند.
مدیریت فرآیند کسب وکار کار و نرم افزار بی پی ام ( BPM )
نرم افزار مدیریت پروسه های کسب و کار (BPM) می تواند جریان های کاری را با نرم افزار ها ، سیستم ها ، فناوری ها و عناصر انسانی مختلف ادغام کند.
BPMD در واقع نماینده گردش های کاری و پروسه های متعدد است و از چرخه کلی بهبود پروسه های کسب و کار پشتیبانی می کند.
با نرم افزار BPMS پایا آشنا شوید
مزایای استفاده از سیستم گردش کار
❇ کاهش ضایعات و کاهش هزینه های عملیاتی
❇ افزایش سودآوری شرکت
❇ تشخیص فعالیت هایی که به فرآیند های شرکت اضافه می شوند
❇ افزایش کارایی و اثربخشی فرایند ها
❇ تحویل محصولات ، خدمات و سایر خروجی هایی که نیاز مشتریان داخلی و خارجی را برآورده می کنند
❇ رشد رضایت و وفاداری مشتری
❇ دسترسی به داده ها و اطلاعات دقیق به صورت زنده
❇ شفافیت بیشتر در استفاده از اطلاعات
❇ تعریف واضح از مسئولیت افراد و وظایف آن ها
❇ افزایش همکاری و کار گروهی
❇ کاهش اشتباهات انسان
❇ کمک در تصمیم گیری و برنامه ریزی استراتژیک
این ها تنها بخشی از مزایای مربوط به این نرم افزار و سیستم ها هستند. امروزه این نوع سیستم ها بسیار حرفه ای و دقیق عمل می کنند به خصوص اگر از نسخه های مدرن و مبتنی بر فضای ابری استفاده کنید. حتی کارکنانی با دانش برنامه نویسی کم توانایی فعالیت در این سیستم ها را دارند.
مجموعه نرم افزار حسابداری و مالی پایا افزار
