نرم افزار اتوماسیون اداری پندار

سـیـستم اتوماسیون اداری تـحـت وب پندار با فراهم نمودن درگاه‌های متنوع، امکان دریافت و ارسال خودکار انواع نامه را مـمـکن و اجــرای فرآیندهای اداری را تسهیل نموده و منجر به شفافیت و بهبود چرخه گردش اطلاعات در بین کارکنان، مدیران و مشتریان سازمان می‌گردد.

• ظاهر گرافیکی ساده با امکانات فراوان
• دارای گزارشات مدیریتی و آماری متنوع
• موتور فرم‌ساز جهت فرم‌های داخلی سازمان
• پشتیبانی از فرآیند جانشینی و تفویض کارتابل
• پشتیبانی از پروتکل ECE جهت تبادل اطلاعات
• دارای موتور گردش کار فرم‌ها و فرایندهای سازمانی
• استفاده از OTP و یا ارسال رمز یک‌بار ورود از طریق پیامک
• قابل استفاده بر روی تمامی تبلت‌ها و اسمارت‌ فون‌ها
• انتخاب پوسته‌های متنوع (Theme) جهت ظاهر نرم افزار
• ارسال پیامک و ایمیل به هنگام دریافت نامه‌ها و سر رسید کارها
• سازگار با انواع مرورگرهای متداول نظیر Chrome، Firefox، IE و غیره
• سازگار با تمامی سیستم عامل‌های متداول مانند ویندوز، لینوکس، اندروید و غیره
• امکان ذخیره الگوها به صورت شخصی و عمومی جهت ایجاد نامه‌های صادره و داخلی

• دریافت تمامی نامه‌ها و فرم‌های ارجاع شده در یک کارتابل
• مشاهده ارجاعات و گردش نامه به صورت گرافیکی و لیست
• جستجوی پیشرفته بر روی تمامی شاخصه‌های نامه
• بایگانی عمومی و شخصی جهت نامه‌ها و فرم‌ها
• دریافت و یا ارسال هشدار در صورت دیرکرد زمان پاسخگویی
• دسته‌بندی نامه‌ها و فرم‌های دریافت شده بر اساس نوع نامه
• پرینت نامه‌ها (اصل نامه به همراه پاراف، رونوشت و ارجاعات)
• امکان انتخاب چند نامه و Drag & Drop آن‌ها به بایگانی شخصی
• امکان الصاق نامه‌ها به هم در جهت تولید زنجیره عطف، پیرو و بازگشت
• پیگیری و نظارت بر روند گردش و اقدامات انجام شده بر روی نامه‌ها
• امکان ارجاع نامه به شخص یا اشخاص یک واحد سازمانی و گروه‌های کاری تعریف شده

• قابلیت ایجاد گروه‌بندی و ارجاع گروهی
• تعیین مهلت پاسخگویی بر روی ارجاعات مختلف
• امکان ارجاع نامه به فرستنده بدون انتخاب شخص
• امکان ارجاع به شخص و یا اشخاص یک واحد سازمانی
• اطلاع رسانی از طریق ایمیل و پیامک در هنگام ارجاع نامه
• ذخیره متون پرکاربرد پاراف جهت استفاده در هنگام درج
• امکان استفاده از قلم نوری جهت درج پاراف بر روی بدنه نامه‌های وارده
• ارجاع با امکان انتقال به نامه‌های تکمیل شده یا باقی ماندن در کارتابل

در زیر سیستم دبیرخانه که یکی از زیر سیستم‌های مهم و کاربردی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار می‌باشد، شناسایی و ارجاع نامه‌های وارده و همچنین فرمت شماره‌گذاری انواع نامه‌ها و فرم‌ها مشخص می‌گردد. همچنین امکان تعریف نامحدود دبیرخانه و اختصاص به واحدهای سازمانی مختلف در سیستم وجود دارد.

• مشاهده کلیه تاریخچه یک نامه
• مشاهده روند گردش نامه از طریق پورتال سازمانی
• دریافت خودکار فکس‌های وارده و تبدیل به نامه وارده
• جستجو و مشاهده تمامی نامه‌های قابل دسترسی توسط دبیرخانه
• پشتیبانی از جدیدترین پروتکل ECE جهت تبادل نامه‌ها با سایر سیستم‌ها
• قابلیت اتصال انواع اسکنر و تبدیل خودکار فایل‌های اسکن شده به نامه وارده
• تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری جهت نامه‌های صادره، داخلی، وارده و غیره

بایگانی در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار به دو صورت شخصی و عمومی وجود داشته که امکان طبقه بندی، مرتب‌سازی و جستجوی سریع نامه‌ها و فرم‌ها را فراهم می‌سازد.

• تعریف نامحدود پرونده‌های بایگانی عمومی
• اشتراک پرونده‌های بایگانی شخصی با سایر کاربران
• اختصاص افراد و واحدهای سازمانی به پرونده‌های بایگانی
• تعریف نامحدود پرونده‌های بایگانی شخصی به صورت درخت‌واره
• جستجوی سریع در بین نامه‌های بایگانی شده در یک یا چند پرونده
• انتخاب چند نامه و Drag & Drop آ‌ن‌ها به پرونده‌های بایگانی شخصی
• امکان باقی ماندن اصل نامه در هنگام بایگانی در کارتابل و یا انتقال کامل نامه به پرونده بایگانی

جهت سهولت و بالا بردن سرعت کاربری نرم افزار، محیطی به نام کارتابل لمسی یا مدیران برای استفاده در تبلت و موبایل طراحی شده که در آن دسترسی، تائید و ارجاع نامه در کمترین زمان میسر می‌شود.

• کاربری راحت و آسان مبتنی بر تبلت و موبایل
• تائید، امضاء و ارجاع خودکار نامه از داخل کارتابل
• ارجاع نامه و ثبت پاراف از درون کارتابل و سایر پرونده‌ها
• امکان استفاده از قلم نوری و سایر ابزارهای نوشتن جهت پاراف نامه‌های وارده
• مشاهده نامه‌های کارتابل و سایر پرونده‌ها به همراه کلیه پیوست‌ها و پاراف‌ها

با راه اندازی زیر سیستم دانشنامه اتوماسیون اداری تحت وب پندار امکان ساماندهی و طبقه‌بندی مطالب تولید شده در واحدهای مختلف سازمانی فراهم می‌گردد که این سازماندهی و طبقه‌بندی باعث می‌شود دانش مناسب در زمان مناسب در اختیار افراد سازمان قرار گرفته تا به سادگی و بلافاصله جواب سوالات و مطالب مورد نیاز را یافته و از تجربیات و روش‌های حل مشکلات قبلی در سایر کارها استفاده نموده که این امر منجر به کاهش زمان، هزینه، افزایش کیفیت و رضایت مشتریان را فراهم می‌آورد.

• امکان بهره‌برداری در پورتال سازمانی
• نگهداری سوابق تغییرات در مطالب تولید شده
• دسترسی و جستجوی آسان و سریع در میان مطالب
• دسترسی به مشتریان جهت استفاده از مطالب
• ارائه دسترسی به کاربران جهت ایجاد و یا تولید مطالب
• ایجاد طبقه‌بندی و کنترل دسترسی به درج و ویرایش مطالب

زیر سیستم مدیریت مستندات یکی از زیر سیستم‌های کاربردی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پندار می‌باشد که در آن کاربران امکانات و کاربردهای ویژه‌ای به منظور مدیریت و نگهداری از مستندات سازمانی، فرم‌های سازمانی، مدارک و غیره در اختیار خواهند داشت. این نرم افزار با رعایت ملاحظات امنیتی، قابلیت‌هایی از جمله تعریف ساختار بایگانی، ورود انبوه مستندات، جستجوی پیشرفته و گزارشات متنوع در خصوص وضعیت مستندات را برای سازمان‌ها فراهم می‌سازد.

• قابلیت انتصاب چند فایل به هر سند
• امکان ارسال و دریافت مستندات از کارتابل
• تعریف انواع دفاتر ثبت و شماره‌گذاری اسناد
• تعیین سطوح دسترسی واحدها و کاربران به هر پرونده
• امکان تعریف برچسب و یادداشت و جستجو بر این اساس
• تعریف درخت‌واره پرونده‌های بایگانی اسناد به طور نامحدود
• تعیین سطوح دسترسی کاربران در خصوص اسناد هر پرونده
• قابلیت دریافت اسناد از ورودی‌های اسکنر، ایمیل و فکس
• ثبت و مشاهده تعداد مراجعات و نگهداری کلیه سوابق قبلی اسناد

با استفاده از زیر سیستم مدیریت جلسات که یکی از زیر سیستم‌های کاربردی نرم افزار اتوماسیون اداری پندار به شمار می‌آید، شما امکان مدیریت زمان، مکان و نحوه برگزاری جلسات سازمانی را خواهید داشت. این زیر سیستم روش‌های سازمان یافته‌ای را در جهت حفظ سوابق و مصوبات جلسات و همچنین پیگیری کارهای ایجاد شده از هر جلسه در اختیار سازمان قرار می‌دهد.

• امکان ثبت جلسات به صورت نامحدود
• یادآوری جلسات برای افراد تعریف شده
• امکان بررسی تقویم کاری جهت برنامه‌ریزی جلسه
• تعیین افراد حاضر در جلسه، زمان و مکان برگزاری جلسه
• فرم مخصوص صورت‌جلسه جهت سوابق و دستورات جلسه
• تعیین افراد تعیین کننده جلسه به طوری که عدم تایید افراد فوق باعث لغو جلسه می‌شود
• ارسال خودکار دعوت‌نامه به افراد تعیین شده پس از تائید جلسه یا ارسال پیامک و ایمیل

قابلیت نمایش و بارگذاری جملات و اطلاعیه‌ها در میزکار با امکان دسترسی جهت ثبت و تعیین محدوده تاریخی هر جمله یا اطلاعیه

• ثبت تمامی اشخاص مرتبط با سازمان
• ارتباط اشخاص با مشتریان (اشخاص مرتبط)
• قابلیت ارسال پیامک، ایمیل و فکس به اشخاص
• مشاهده تمامی ارتباطات و کارهای اشخاص در ارتباط با سازمان
• امکان ثبت کار هر شخص
• نمایش وضعیت تمامی فکس‌های ارسالی سازمان
• قابلیت ارسال مجدد فکس در صورت ناموفق بودن عملیات ارسال