سر و کله زدن با مسائل مالى، اصلا کار ساده اى براى تجار نیست.
مسلما به اندازه اى که براى شروع کردن کار خود اشتیاق دارید، براى مدیریت حساب هاى مالى خود شاید حوصله نداشته باشید.
با این حال، شما به عنوان یک کارآفرین می دانید که مدیریت مسائل مالى برای رشد یک تجارت موفق بسیار مهم است و شما گاها مجبور هستید بعضى از کارها را خودتان باد بگیرید تا سلامت مالی شرکت شما حفظ شود.
به هر حال شما برای مدیریت امور مالی شرکت خود گزینه های مختلفی در پیش رو دارید و لازم نیست همه این کارها را خود به تنهایی انجام دهید.
استفاده از یک نرم افزار حسابداری منسجم مى تواند نخستین گام باشد.
سپس با رشد شغل شما و مشخص شدن اطلاعات مالى مى توانید از یک حسابدار استفاده کنید.
در حالی که استخدام یک حسابدار ممکن است یک گام خیلى بزرگ برای تجارت شما به نظر برسد، ولى در نظر داشته باشید که با سپردن این کار به یک متخصص با تجربه ممکن است وقت شما ازاد شود و شما بتوانید به مسائل رقابتى و تقویت نقاط قوت تجارت خود بپردازید.
نکته اصلى دانستن این است که چه اطلاعاتى را باید خصوصى حفظ کرد و چه مسائلى را حسابدار شما باید مدیریت کند تا بهترین بازدهى را داشته باشید.
بودجه
درست است!
تجارت شما هم به اندازه زندگى شخصى شما نیاز به بودجه دارد، حتى شاید هم بیشتر!
هر تجارتى را که مى خواهید آغاز کنید و یا در حال حاضر آغاز کرده اید، باید بدانید که پول شما در کجا هزینه مى شود، در چه زمانى این پول با سودش باز خواهد گشت و قراراست چگونه دوباره هزینه شود.
نرم افزار حسابداری دارای بودجه بندی یکپارچه است.
همچنین هنگامى که در مورد بودجه صحبت مى کنیم، شامل هزینه هاى شما هم مى شود!
وقتی صحبت از نرم افزار حسابداری است، معمولا یک هزینه ماهیانه به شما ارائه مى شود که به وسیله آن مى توانید به راحتى هزینه هاى خود را دنبال، مدیریت و پیش بینى کنید.
وقتی صحبت از حسابدار می شود، ساختار هزینه می تواند تغییر کند.
یعنى ممکن است هزینه ها را نتوان مانند نرم افزار حسابدارى پیش بینى کرد، به خصوص اگر مطمئن نباشید که چه زمانى مى خواهید از این اطلاعات استفاده کنید.
مسائل پیچیده ى حسابداری
یک حسابدار در مورد مسائل پیچیده تر حسابداری تجربه و تخصص قابل توجهی را مى تواند به شما ارائه دهد.
شما می توانید از تجربیات آنها در موارد پیچیده حسابدارى استفاده کنید.
اکثر این مسائل پیچیده مربوط به شرکت های بزرگتر هستند، به خصوص براى شرکت هایى که در کشورهاى دیگر شعبه هایى دارند و فرد مى بایست از کشور محل سکونت خود مسائل مالى را در کشورهاى دیگر مدیریت کند.
اگر در یک صنعت خاص مشغول به کار هستید، برخی از برنامه های حسابداری وجود دارند که دارای الگوهای پیش ساخته برای نشان دادن پیچیدگی های مسائل مالى صنعت شما هستند.
دخالت شخصى
گاها صاحبین مشاغل به چیزى بیشتر از یک مشاور احتیاج دارند – و حسابدار مى تواند این نقش را در شرکت شما ایفا کند.
آنها مى توانند روابط مورد نیاز را برقرار کنند، تجارت شما را معرفى کنند و به دقت شما را مشاوره دهند.
ولى شما به خاطر این تجربیات شخصى هزینه پرداخت مى کنید.
دستمزد حسابدارها ممکن است چیزى بین صد تا هزار دلار در ماه باشد، اما انها به دلیل در اختیار گذاشتن تجربیات خود در مواقع حساس مى توانند هزینه اضافى از شما بگیرند.
شما همچنان مى توانید یک حسابدار استخدام کنید تا از نرم افزار نیز استفاده کند- پس در نظر داشته باشید که استخدام یک حسابدار به معناى بى نیاز شدن از نرم افزار نیست.
اتوماسیون حسابداری
اگر یک حسابدار استخدام کنید، باید یک نسخه از هزینه های خود، رسیدها، صورت های بانکی، صورت های کارت اعتباری و غیره را در اختیار آنها قرار دهید.
سپس حسابدارها این اطلاعات را باید به صورت دستى وارد سیستم کند و گزارشات شما را مورد محاسبه قرار دهد.
با نرم افزارهاى حسابدارى امروزى، به ویژه با به وجود آمدن حسابدارى ابرى، همه ى کارهاى مربوط به حسابدارى اتوماسیون شده اند!
برنامه نرم افزار حسابداری شما می تواند به طور خودکار معاملات بانکی را بارگیری و همگام سازی کند، آنها را طبقه بندی کرده و هنگامى که شما خواب هستید و بدون هیچ هزینه اى براى حسابدار، مى تواند گزارش هاى مالى شما را آماده کند.
همه برنامه ها هنگام بارگیری و همگام سازی معاملات خیلى هم دقیق نیستند.
برخی از آنها اضافه کردن هزینه های بانکی را فراموش می کنند، و برخى دیگر نیز این هزینه ها را به درستى طبقه بندى نمی کنند.
دسترسى با استفاده از تلفن همراه
وقتی یک حسابدار استخدام می کنید، ممکن است دیگر به طور مستقیم به اطلاعات مالى خود دسترسى نداشته باشید، و یا در صورتى که مسافرت باشید نتوانید بر حساب هاى مالى خود به طور مستقیم نظارت کنید.
اما هنگامى که از یک نرم افزار حسابداری استفاده مى کنید، می توانید از طریق تلفن همراه خود به حساب ها، گزارش ها و حتی فاکتورهاى خود دسترسی پیدا کنید و حتى هزینه ها را نیز مدیریت کنید.
اگر فردی هستید که دائما در حال مسافرت هستید و یا احتیاج دارید که همیشه از حساب هاى خود با خبر باشید، استفاده از یک نرم افزار حسابدارى مى تواند راه حل مشکل شما باشد.
سازماندهى سوابق مالى
بیشتر مشاغل از سوابق دیجیتالی برای پیگیری هزینه ها، پرونده های کارمندان و غیره استفاده می کنند.
برخی از برنامه های حسابداری این نیاز را تشخیص می دهند و حتی به عنوان بخشی از برنامه خود ذخیره سازی دیجیتالی را ارائه می دهند.
این برنامه ها مى توانند رسیدها و فاکتورها را به هزینه ها اضافه کنند، اسناد را به فاکتورهای دیگر الصاق کنند و حتی قراردادهای خود را در سایت خود بارگذاری و ذخیره کنند.
ارزیابی جوانب مثبت و منفی استخدام یک حسابدار در مقابل استفاده از نرم افزار شخصی براى شما ممکن است دشوار باشد.
ولى این تصمیم گیرى فقط به میزان بودجه شما و حس رضایت و راحتى شما در این زمینه بستگى دارد.
اگر دوست دارید یک حرفه ای این کار را برای شما انجام دهد، پس هزینه کردن براى استخدام یک حسابدار ارزش آن را خواهد داشت.
اگر با این وجود ترجیح می دهید پس انداز کنید و کنترل بیشتری بر امور مالی خود داشته باشید، ممکن است بخواهید از یک نرم افزار حسابداری استفاده کنید.
در طی چند سال گذشته نرم افزارها مسیر بسیار طولانی اى را پست سر گذاشته اند و پیشرفت هاى چشم گیرى داشته اند، به طورى که حتی از ۵ سال گذشته هم پیچیده تر و کار آمدتر شده اند.
علاوه بر این، نرم افزار حسابداری آن قدر مقرون به صرفه است که شما مى توانید بدون در نظر گرفتن بودجه ى خود، از آن استفاده کنید.
أخیرا، طراحان نرم افزار حسابداری متوجه شده اند که صاحبین مشاغل خودشان به شخصه حسابدار نیستند، به همین دلیل نرم افزار حسابداری را به شدت کاربر پسند طراحى شده است.
حرف اخر این که، مهمترین عاملی که شما را در انتخاب بین نرم افزار حسابدارى و استخدام حسابدار فریب می دهد، اندازه شرکت و تعداد کارمندان شماست .
هرچه که بیشتر رشد می کنید، انجام امور حسابداری توسط شخص خودتان سخت تر خواهد شد.
محدود فکر نکنید: همه را با هم استفاده کنید!
بله، به نظر عجیب است اما می تواند یک راه حل بسیار مناسب برای مشاغل در حال رشد باشد .
البته آنچه در نرم افزار حسابداری خود انجام می دهید باید کاملا مستقل از کاری باشد که حسابدار شما انجام می دهد.
حسابدار شما با دسترسى داشتن به نرم افزار حسابدارى شما، مى تواند به امور مالی تجارت شما نگاهی واقعی داشته باشد.
با کنار هم گذاشتن هر دو مورد و استفاده از هر دو به طور هم زمان، می توانید آرامش خاطر داشته باشید که تجارت شما به طور حرفه اى در حال مدیریت شدن است.
با سپاس از شما بابت خواندن مطب ما لطفا از لینک زیر هم بازدید کنید.
