نرم افزار کنترل بودجه پایا سافت

بسیاری از مجموعه‌ها برای اینکه بتوانند پرداخت هزینه‌های خود را برای یک دوره‌ مشخص (سال جاری، آتی یا …) مدیریت کنند، مراکزی که این هزینه‌ها به آنها اختصاص می‌یابد را مشخص می‌کنند و سپس بر این اساس، سقف مشخصی را برای هزینه‌کرد در هر کدام از مراکز و مراحل یک عملیات در نظر می‌گیرند که در طول یک سال حداکثر برای آن مرکز، ریالی نسبت به مبلغ مصوب اضافه هزینه نشود.

برای این کار نیاز است که اولا مشخص شود که چه مقدار بودجه مصوب، برای مصرف و هزینه کرد در آن مرکز موردنیاز است. در گام دوم، از آنجایی که این پول در همان مراحل ابتدایی کار، تخصیص داده نمی‌شود و ممکن است عددی که جهت هزینه‌کرد برای دوره یک ساله در نظر گرفته شده، در طول سال به صورت خرد خرد در مراکز مختلف تزریق شود، پس علاوه بر مبلغ مصوب که برای هزینه کرد مشخص می‌شود، مبلغی هم برای بازه‌های زمانی مختلف تخصیص داده می‌شود. این تخصیص بخشی از همان مصوبه است که معمولا میزان جمع این تخصیص‌ها بایستی با بودجه مصوب یکی باشد. به این سیستم، سیستم کنترل بودجه گفته می‌شود.

در نرم افزار کنترل بودجه پایاسافت، می‌توان این عملیات را مدیریت کرده و ثبت و ضبط نمود. به این شکل که بودجه‌های مختلف را ابتدا تعریف، و هر کدام از این بودجه‌ها را با توجه به مبالغ مصوب و تخصیص یافته، به یکی از انواع تفصیلی‌ها متصل کرد. این تفصیلی در حسابداری با معین‌های مختلفی در ارتباط است و زمانی که بخواهیم پرداختی انجام دهیم، باید با توجه به میزان هزینه‌ای که در طول دوره، تا به حال برای آن تفصیلی که می‌تواند مرکز هزینه باشد یا …، برای آن مرکز در حسابداری ثبت شده و عدد مشخصی است و از گزارشات حسابداری قابل استخراج است را استخراج کنیم.

پس زمانی که می‌خواهیم پرداختی انجام دهیم این عدد را از سیستم حسابداری استخراج، و با عددی که در تعریف کنترل بودجه برای آن مرکز در بودجه مصوب و تخصیص درج شده، مقایسه می‌کنیم. سیستم کنترل می‌کند و اگر آن مبلغ کمتر بود اجازه هزینه‌کرد را تا سقف مبلغ مشخص‌شده می‌دهد. اما اگر سقف هزینه‌کرد پر شده باشد یا در حال حاضر پرداختی در حال انجام باشد که منجر گردد سقف مصوب رد شود، سیستم این اتفاق را کنترل کرده و هشدار می‌دهد.

 حال اینکه در مورد کدام کد بودجه‌ها هشدار داده شود یا کدام کد بودجه‌ها، علاوه بر هشدار از انجام عملیات منع شوند، می‌تواند توسط کاربر در سیستم مشخص شود. حتی ممکن است کد بودجه‌ای داشته باشیم که نخواهیم کنترل شود، در تعریف کنترل بودجه می‌توانیم این روش کنترل را مشخص کنیم.

بر این اساس، می‌توانیم مشخص کنیم که بر روی یک یا چند کد بودجه کنترلی اعمال نشود. کنترل روی یک یا چند کد بودجه فقط در حد هشدار باشد و برای برخی از کدها نیز، کلا از ثبت عملیات پرداختی جلوگیری گردد. زمانی که یک پرداختی انجام می‌دهیم و تفصیلی را انتخاب می‌کنیم که این تفصیلی در کد بودجه‌ای است که محدودیتی برای آن مشخص شده، این اتفاق در ذخیره برگه پرداخت می‌افتد و سیستم از ثبت عملیات پرداختی جلوگیری می‌کند. بنابراین با استفاده از نرم افزار کنترل بودجه پایاسافت، می‌توانیم میزان پرداختی‌ها و هزینه‌ها را برای بودجه‌های مختلفی که از قبل توسط کمیته تصویب بودجه‌ها مشخص شده، کنترل کنیم.