اسناد حسابداری زمانی تنظیم می‌شود که بخواهند یک یا چند رویدادی که در شرکت‌های حسابداری اتفاق افتاده است را ثبت کنند.
در قانون حسابداری در رابطه با تنظیم سند حسابداری ماده‌ای نوشته شده است که براساس آن برگه یا سند حسابداری عبارت است از نوشته یا اثر مکتوبی که در آن هرگونه رویداد مالی که در شرکت یا موسسات اتفاق می‌افتد، ثبت می‌شود و معمولا پرداخت‌ها و دریافت‌ها در فایل اسناد پرداختنی و دریافتنی یا بدهکار و بستانکار ثبت می‌شود.
بخش های مختلف سند حسابداری
هر سند حسابداری به چندین بخش تقسیم شده است که عبارتند از: شماره سند، تاریخ وقوع رویداد، کد حساب، شرح رویدادها و ستون‌های بدهکار و بستانکار.
شماره سند
شماره سند حسابداری نشان می‌دهد که از ابتدای شروع سال مالی تا تاریخ پایان سال مالی چندین رویداد حسابداری رخ داده است.
تاریخ سند
منظور از تاریخ در سند حسابداری، تاریخ وقوع رویداد می‌باشد که نوشته می‌شود.
کد حساب
منظور کد حسابی است که معمولا یا بدهکار می‌شود یا بستانکار.
شرح رویداد
این بخش در ابتدای سطر و در قسمت حاشیه سمت راست ستون این قسمت اسم حساب‌های بدهکار شده نوشته می‌شود.
ستون بدهکار و بستانکار
در این ستون‌ها معمولا حساب‌هایی که بدهکار یا بستانکار می‌شود، نوشته می‌شود.
در نهایت و پس از ثبت موارد نوشته شده، مجموعه‌ای از رویدادها را به صورت خلاصه می‌نویسند و معمولا پس از آن پای سند توسط مدیرکل شرکت امضا می‌شود.
نمونه سند حسابداری
سند زدن حسابداری از روی فاکتور فروش
برای اسناد حسابداری فروش، حساب‌های معین مورد نیاز، به نیاز و تشخیص حسابدار بستگی دارد و معمولا برای اسناد مختلف متفاوت است و ساختار آن معمولا به صورت چند بخش است که عبارتند از: حساب‌هایی که بدهکار می‌شوند مانند حساب‌های مربوط به بدهکاران تجاری، برگشت از فروش و تخفیفات و حساب‌هایی که بستانکار می‌شوند مانند حساب مربوط به مالیات و عوارض و در آمدها.
معمولا در بخشی که حساب‌ها بدهکار می‌شوند، اسناد و حساب‌های دریافتنی ثبت می‌شوند. علاوه بر اینها، تخفیفاتی که در فروش داده می‌شود نیز در سند‌های حسابداری که از فاکتورهای فروش استخراج می‌شوند، نیز ثبت می‌شود.
صدور سند حسابداری در نرم افزار
برای صدور سند‌های حسابداری هم از سیستم آنلاین و نرم افزار‌های مالی تحت وب و هم سیستم‌های دستی استفاده می‌شود. در سیستم صدور سند حسابداری در نرم افزارها باید مراحلی طی شود که به شرح زیر می‌باشد:
مرحله اول
در این مرحله باید سال مالی تعریف شود یعنی باید تراز اولیه حساب‌ها یا مانده تمامی حساب‌های ترازنامه‌ای را در سیستم ثبت نمایند. سپس در منوی نرم افزار مورد استفاده، تنظیمات مورد مربوط به سال مالی جدید را انتخاب نمایند که هم باید تاریخ شروع رویداد مالی و هم تاریخ پایان آن وارد شود و بعد از وارد کردن اطلاعات، ذخیره شوند.
مرحله دوم
در مرحله بعد از تعریف سال مالی، معمولا حساب‌های دریافتنی(بدهکاران) و حساب‌های پرداختنی(بستانکاران) ثبت می‌شوند. برای وارد کردن اطلاعات می‌بایست طرف حساب جدید را تعریف کرده و اطلاعات حساب‌های دریافتنی را ثبت کرد.
مرحله سوم
در مرحله سوم مقوله‌ای به نام موجودی ابتدای دوره وارد می‌شود.
مرحله چهارم
در مرحله چهارم موجودی مربوط به ابتدای دوره حساب‌های بانکی ثبت می‌شود.
مرحله پنجم
در مرحله پنجم استفاده از نرم افزار می‌بایست موجودی ابتدای دوره صندوق ثبت شود.
مرحله ششم
در این مرحله معمولا چک‌های مربوط به استقرار پرداختی ثبت می‌شود.
مرحله هفتم
این مرحله برعکس مرحله قبل است و حساب‌های مقابل یعنی حساب‌های دریافتنی ثبت می‌شود.
مرحله هشتم
در مرحله آخر عملیات ابتدای دوره پس از ثبت کلیه اطلاعات شرکت ثبت می‌شود.
فیلم آموزش ثبت حسابداری در نرم افزار پایدار
برای آشنایی با ویژگی ها و دانلود کاتالوگ نرم افزار مالی تحت وب پایدار کلیک کنید:
صدور سند حسابداری برای دریافت و پرداخت
برای دریافت‌ها و پرداخت‌ها معمولا سند‌های حسابداری صادر می‌شود که در آن هرگونه دریافت و پرداخت‌هایی که به طور روزانه انجام می‌شود، ثبت می‌شود. برای انجام این عملیات مراحل زیر باید طی شود:
در ابتدا می‌بایست دریافت نقدی که این دریافت‌ها شامل حساب‌های دریافتنی و پرداختنی می‌باشد و به صورت زیر می‌باشند:
- دریافت‌های نقدی مانند: موجودی نقد و بانک/صندوق، بدهکاران تجاری
- پرداخت‌های نقدی مانند: حساب‌ها و اسناد پرداختنی و بستانکاران تجاری
این گونه ثبت‌ها معمولا در نرم افزارها یا به صورت آنلاین انجام می‌شود و معمولا برای کار به قسمت ثبت دریافت و پرداخت نقدی رفته و گزینه‌ی نوع دریافت و پرداخت انتخاب می‌شود و درآن جا کدینگ حسابداری مربوط به آن را انتخاب کرد.
دیدگاهتان را بنویسید