نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری

معمولاً در شرکت هایی که کمی بزرگ شده اند، در بخش حسابداری واحدی به نام خزانه داری تأسیس می‌شود که به عنوان یک رکن مهم، مدیریت اسناد دریافتنی و پرداختنی، ثبت و ضبط وضعیت چک‌ها و … را بر عهده دارد. اگر کار دریافت و پرداخت به صورت مدت دار و تعهد شرکت و طرف‌های مقابل به یکدیگر باشد، این امر از طریق اسناد دریافتنی و پرداختنی مختلف انجام می‌شود. این اسناد در واقع همان اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری هستند.

در ادامه به توضیح بیشتر در مورد اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری و روند ثبت آنها در خزانه داری و همچنین نحوه تغییرات احتمالی در آنها می پردازیم:

اسناد دریافتنی

اسناد دریافتنی به اسناد یا چکهایی اطلاق می شود که یک فرد حقیقی یا حقوقی در قبال خدمات ارائه شده یا طلب خود از فرد دیگری دریافت می کند و دریافت کننده خدمات یا مبلغ بدهی، موظف است در تاریخ معینی مبلغ مورد نظر را به طرف مقابل بپردازد. اسناد دریافتنی در واقع همان چکهایی هستند که شما از دیگران دریافت می کنید و در حسابداری، به نام اسناد دریافتنی ثبت می شوند.

اسناد دریافتنی در هنگام سررسید باید از بانک برداشت شوند و یا در صورت نبود مبلغ در حساب صادرکننده چک، به او عودت شوند. می توان این اسناد را قبل از سررسید آنها به شخص دیگری واگذار کرد یا به اصطلاح آنها را خرج کرد. البته در حال حاضر با توجه به اینکه نرم افزار حسابداری وجود دارد تمامی این مراحل به راحتی انجام می شود.

اسناد پرداختنی

همانطور که گفته شد اسناد پرداختنی یکی دیگر از اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری هستند. اسنادی که از سوی شرکت شما به واسطه دریافت کالا و خدمات برای تحویل به دیگران صادر می‌شود، اسناد پرداختنی نام دارند. اسناد پرداختنی شما ممکن است به دلیل کمبود پول در حساب شرکت، برگشت بخورند و یا توسط کسانی که این چک را از شما دریافت کرده اند، خرج شود. بخش خزانه داری موظف است که هشدارهای لازم را در زمان نزدیک شدن به موعد پرداخت چک، به مدیریت بدهد.

مدیریت اسناد پرداختی

در ادامه بررسی ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی، بد نیست نیم نگاهی به مدیریت اسناد پرداختی بیندازیم. در این خصوص باید گفت مدیریت اسناد پرداختنی در شرکت‌ها نقش حیاتی در کنترل و مدیریت مالی دارد. همانطور که می دانید، این اسناد معمولاً شامل چک‌ها، سفته‌ها و برات‌هایی است که شرکت در قبال دریافت کالا یا خدمات به تأمین‌کنندگان خود صادر می‌کند.

واحد خزانه‌داری باید تمام اسناد پرداختنی را با دقت ثبت و پیگیری کند تا مطمئن شود که در موعد مقرر پرداخت انجام می‌شود و از بروز مشکلات مالی و اعتباری جلوگیری گردد. همچنین، واحد خزانه‌داری باید اطلاعات دقیقی از تاریخ‌های سررسید، مبلغ پرداختی و اطلاعات گیرنده سند داشته باشد تا بتواند به موقع اقدامات لازم را انجام دهد.

علاوه بر این، مدیریت اسناد پرداختنی شامل پیش‌بینی و برنامه‌ریزی برای تأمین منابع مالی مورد نیاز جهت پرداخت‌ها نیز می‌شود. واحد خزانه‌داری باید همواره جریان نقدی شرکت را مورد بررسی قرار داده و اطمینان حاصل کند که منابع مالی کافی برای پرداخت تعهدات وجود دارد.

در صورت کمبود نقدینگی، باید به سرعت به دنبال راه‌حل‌های جایگزین مانند دریافت وام یا مذاکره با تأمین‌کنندگان برای تمدید مهلت پرداخت باشند. این اقدامات به حفظ سلامت مالی شرکت و ایجاد اعتماد در بین تأمین‌کنندگان کمک می‌کند.

تفاوت حساب‌های دریافتنی با اسناد دریافتنی در چیست؟

همانطور که اشاره کردیم، حساب‌های دریافتنی و اسناد دریافتنی دو مفهوم اساسی در حسابداری هستند که هر دو به مطالبات شرکت از مشتریان اشاره دارند، اما تفاوت‌های مهمی بین آنها وجود دارد. حساب‌های دریافتنی به مطالبات کوتاه‌مدتی اطلاق می‌شود که شرکت‌ها از فروش کالاها یا خدمات به مشتریان خود دارند و معمولاً بدون هیچ‌گونه سند رسمی صادر می‌شوند.

این حساب‌ها بیشتر به صورت اعتباری بوده و در دوره‌های مالی کوتاه‌مدت بازپرداخت می‌شوند. به عبارتی، حساب‌های دریافتنی نشان‌دهنده تعهدات غیررسمی مشتریان به شرکت است و مدیریت صحیح آن‌ها برای حفظ جریان نقدی مناسب شرکت بسیار اهمیت دارد.

از سوی دیگر، اسناد دریافتنی به مطالباتی اشاره دارد که به وسیله اسناد رسمی و قانونی مانند چک، سفته یا برات تأیید شده‌اند. این اسناد نشان‌دهنده تعهدات قانونی مشتریان به بازپرداخت مبلغ مشخص در تاریخ‌های معین هستند.

اسناد دریافتنی معمولاً امنیت بیشتری برای شرکت‌ها فراهم می‌کنند زیرا از پشتیبانی قانونی برخوردارند و در صورت عدم بازپرداخت می‌توان از راه‌های قانونی برای وصول مطالبات استفاده کرد. بنابراین، اسناد دریافتنی به عنوان دارایی‌های با ارزش‌تر و قابل اتکاتری نسبت به حساب‌های دریافتنی در ترازنامه شرکت‌ها نمایش داده می‌شوند.

نحوه ثبت اسناد خزانه داری

برای ثبت اسناد دریافتنی باید مشخصاتی مانند نام و نام خانوادگی صاحب چک، مبلغ، تاریخ و شماره چک و نام شعبه را در فرم ثبت چک یا نرم افزار حسابداری که استفاده می کنید، ثبت کنید.

الف- ثبت اسناد دریافتنی

هنگام ثبت اسناد دریافتنی، حساب اسناد دریافتنی که در اینجا دریافت کننده محسوب می‌شود، بدهکار می‌شود و پرداخت کننده، بستانکار محسوب می‌شود.

نام حساب	بدهکار	بستانکار
اسناد دریافتنی	*
نام پرداخت کننده		*

نحوه ثبت چک خرج شده

اگر سند دریافتنی یا چک خرج شود، اسناد دریافتنی بستانکار و شخص حقیقی یا حقوقی که گیرنده چک است، بدهکار تلقی خواهد شد.

نحوه ثبت سند واگذاری اسناد دریافتنی به بانک برای این کار معمولاً حسابی به نام حساب «اسناد در جریان وصول» در حسابداری خزانه ایجاد می‌شود که هنگام تحویل چک به بانک باید بدهکار شود و در زمان وصول چک یا برگشت خوردن آن از طرف بانک، بستانکار می‌شود. در زمانی که این حساب بدهکار می باشد، حساب اسناد دریافتنی بستانکار می‌شود و بر عکس.

ثبت حسابداری چک برگشت خورده

ثبت حسابداری چک برگشت خورده یکی از مراحل مهم در مدیریت مالی شرکت‌ها است که به حفظ دقت و صحت در حساب‌ها کمک می‌کند. هنگامی که یک چک به هر دلیلی از سوی بانک برگشت می‌خورد، شرکت باید این موضوع را در دفاتر حسابداری خود ثبت کند. اولین گام در این فرآیند، ثبت چک برگشتی به عنوان یک بدهی جدید است.

حساب “اسناد در جریان وصول” که قبلاً بدهکار شده بود، اکنون بستانکار می‌شود و حساب بدهکار مشتری یا شخص حقیقی یا حقوقی که چک را صادر کرده بود، دوباره بدهکار می‌گردد. این ثبت‌ها نشان‌دهنده این است که مبلغ چک هنوز توسط مشتری پرداخت نشده و به عنوان طلب شرکت باقی می‌ماند.

علاوه بر این، شرکت باید اقداماتی را برای وصول مجدد مبلغ چک انجام دهد. این اقدامات ممکن است شامل تماس با صادرکننده چک، ارسال اخطار رسمی و در نهایت اقدام قانونی برای وصول طلب باشد. واحد خزانه‌داری و حسابداری باید هماهنگی دقیقی داشته باشند تا اطلاعات مرتبط با چک برگشتی به‌روزرسانی شده و در صورت وصول مجدد، ثبت‌های لازم انجام گیرد.

در این حالت، حساب “بدهکار مشتری” بستانکار و حساب “اسناد در جریان وصول” دوباره بدهکار می‌شود. این مراحل به حفظ شفافیت در حساب‌ها و جلوگیری از بروز اشتباهات و مغایرت‌های مالی کمک می‌کند

اسناد دریافتنی در جریان وصول

در این سند، حساب بانکی که مبلغ چک را دیافت کرده است بدهکار و حساب « اسناد در جریان وصول» بستانکار ثبت خواهد شد.

در ادامه به نحوه ثبت یکی دیگر از اسناد مدت دار خزانه داری می پردازیم:

ثبت اسناد پرداختنی

هنگامی که یک چک از طرف شرکت صادر می‌شود، برای ثبت سند آن باید حساب اسناد پرداختنی یا بانک به عنوان پرداخت کننده و اشخاص حقیقی یا حقوقی، تنخواه یا حساب صندوق به عنوان دریافت کننده منظور شوند. اگر دریافت کننده یک شخص حقیقی یا حقوقی باشد، در ثبت این سند به شکل زیر عمل می‌شود:

نام حساب	بدهکار	بستانکار
اسناد پرداختنی / بانک		*
بستانکاران تجاری / غیر تجاری	*

در جدول بالا اگر چک به روز صادر شود، بانک بستانکار می گردد و باید نام بانک درج شود و اگر چک به صورت مدت دار باشد، باید نام اسناد پرداختنی درج گردد.

اگر هم چک در وجه بانک، صندوق و یا تنخواه باشد یعنی دریافت کننده مبلغ یکی از اینها باشد، سند آن به صورت زیر ثبت می‌شود:

نام حساب	بدهکار	بستانکار
اسناد پرداختنی		*
دارایی‌های جاری – موجودی نقد و بانک	*

ثبت سند وصول اسناد پرداختنی

وقتی چک شرکت که در وجه اشخاص دیگر کشیده شده است، وصول می‌شود باید سندی برای آن در خزانه داری ثبت شود. در این حالت حساب اسناد پرداختنی، بدهکار و حساب بانک پرداخت کننده، بستانکار می‌شود.

سند ابطال پرداخت

از دیگر مباحث مرتبط با ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی، اسناد ابطال پرداخت است. در این خصوص باید گفت یکی دیگر از اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری سند ابطال پرداخت است. اگر چک برگشت بخورد، باید سند ابطال پرداخت صادر شود. برای صدور سند ابطال پرداخت باید در ابتدا نام دریافت کننده چک، بانک پرداخت کننده و همچنین صندوقی که ابطال چک در آن قرار است انجام شود، مشخص کنیم.

به این ترتیب می توانیم هر وقت که لاشه چک را خواستیم، به آن دسترسی داشته باشیم و سریعاً بدانیم که کجاست؟ در این حالت حسابی که باید پول را دریافت کند، بستانکار و حساب اسناد پرداختنی بدهکار تلقی می‌شود. پس پبت سند ابطال پرداخت خیلی حائز اهمیت است تا حسابهای شما در سند حسابداری با مشکل مواجه نشود.

تعریف و تغییر اسناد مدت دار

بنا به رویدادهای مالی که در هر شرکت رخ می دهد، اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری یا همان اسناد دریافتنی و پرداختنی، گاه دچار تغییراتی می شوند که باید در بخش حسابداری شرکت اعمال شود. طبق اصول حسابداری نباید یک سند حسابداری را تغییر داد و تنها می توان سند اصلاحی جدیدی تعریف و ایجاد کرد. البته هنوز در بسیاری از موارد از روش اصلاح مستقیم بدون صدور سند جدید استفاده می‌شود که این روش توصیه نمی‌شود.

برای صدور سند اصلاحی، کافیست دقیقاً سند قبلی صادر شود و اعداد مورد نظر تصحیح شود. کافیست در انتهای سند قید شود که این سند بابت اصلاح کدام سند صادر شده است و شماره و تاریخ سند مربوطه آورده شود.

مزیت روش اصلاح مستقیم این است که اصلاح سند راحت‌تر صورت می گیرد و اثری از اشتباه باقی نمی ماند ولی یکی از معایب آن این است که زمینه سوء استفاده و تغییر حساب‌ها را فراهم می آورد. همچنین باید گزارش هایی که با فرض سند اشتباه گذشته تهیه شده است، دوباره اصلاح کنید. ایراد دیگر این روش این است که اگر اشتباهات زیاد شود بعد از تغییرات و تهیه گزارش نهایی، فهمیدن علل تغییر نتایج گزارش کمی سخت و گیج کننده می‌شود.

در روش غیر مستقیم که همراه با صدور سند اصلاحی جدید است و به اصول حسابداری پای بندی بیشتری دارد، امکان سوء استفاده کمتری وجود دارد و گزارشات تهیه شده همیشه به روز است.

جمع‌بندی

در این مقاله سعی بر آن شد تا بررسی کاملی از ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری داشته باشیم. همانطور که مطالعه کردید،  ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است و نقشی حیاتی در مدیریت مالی و جریان نقدی شرکت ایفا می‌کند. اسناد دریافتنی، که نشان‌دهنده مطالبات شرکت از مشتریان هستند، باید با دقت و جزئیات کامل شامل نام و مشخصات پرداخت‌کننده، مبلغ، تاریخ و شماره چک ثبت شوند تا پیگیری آنها به سادگی امکان‌پذیر باشد. از سوی دیگر، اسناد پرداختنی که تعهدات مالی شرکت به تأمین‌کنندگان و سایر طلبکاران را نشان می‌دهند، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق برای اطمینان از تأمین نقدینگی و جلوگیری از بروز مشکلات مالی هستند.

نرم افزار ERP پایا افزار