تسهیم هزینه های خرید در ERP پایداری
حسابداری خریدهای خارجی و تسهیم هزینه‌های آن، یکی از مسائل مهم در حوزه مالی و حسابداری سازمان‌هایی است که به معامله با اشخاص داخلی و خارجی مشغول هستند. سیستم تسهیم هزینه های خرید نرم افزار یکپارچه پایدار، بیشتر برای تسهیم و سرشکن کردن هزینه های خرید کاربرد دارد.
حسابداری خرید: خریدهای خارجی شامل تمامی معاملاتی است که سازمان با فروشندگان و تامین‌کنندگان خارجی یا داخلی انجام می‌دهد. این خریدها ممکن است شامل خرید کالاها، خدمات، تجهیزات و مواد اولیه باشد. حسابداری خرید شامل رصد، ثبت و طبقه‌بندی این معاملات به منظور دقیق‌ترین ارزیابی هزینه‌ها و درآمدهای مرتبط با آنها است.
تسهیم هزینه‌های خرید: تسهیم هزینه‌های خرید به معنای تخصیص دقیق هزینه‌های مرتبط با خریدها به بخش‌های مختلف سازمان است. این هزینه‌ها ممکن است شامل قیمت خرید، هزینه حمل و نقل، هزینه بیمه، هزینه گمرکی و سایر هزینه‌های مرتبط با واردات کالاها و خدمات خارجی باشد. تسهیم هزینه‌ها به درستی، به سازمان امکان می‌دهد تا هزینه‌های خرید را به درستی در سیستم حسابداری خود در نظر بگیرد و اطلاعات دقیقی در مورد هزینه‌ها و سودآوری خریدها به دست آورد.
در نتیجه، استفاده از نرم افزار یکپارچه پایدار جهت حسابداری خریدهای داخلی و خارجی و تسهیم هزینه‌های آن به سازمان ها این امکان را می‌دهد تا هزینه‌های مرتبط با خریدها را به درستی ثبت و ارزیابی کنند و از اطلاعات دقیق در مورد هزینه‌ها و سودآوری خریدهای خارجی برخوردار شوند.
تسهیم هزینه ها در نرم افزار پایدار به صورت کاملا مکانیزه و خودکار می باشد بدین صورت که شما برای یک فرآیند خرید یک قرارداد تعریف میکنید و تمام هزینه های قبل از خرید کالا را به آن قرارداد تخصیص میدهید. پس از ثبت آخرین فاکتور خرید و استفاده از فرم خرید خارجی و انتخاب قرارداد، سیستم تمامی هزینه های مرتبط با قرارداد را طی یک اضافات به صورت خودکار به فاکتور خرید اضافه میکند.
برخی از رایج ترین روش های تسهیم هزینه های خرید عبارتند از:
۱. تقسیم مساوی: در این روش، هزینه ها به طور مساوی بین تمام افراد تقسیم می شوند. این روش ساده ترین روش است، اما ممکن است عادلانه نباشد، زیرا ممکن است همه افراد به طور مساوی از خرید استفاده نکنند.
۲. تقسیم بر اساس استفاده: در این روش، هزینه ها بر اساس میزان استفاده هر فرد از خرید تقسیم می شوند. این روش عادلانه تر از روش تقسیم مساوی است، اما ممکن است محاسبه آن دشوارتر باشد.
۳. تقسیم بر اساس توانایی پرداخت: در این روش، هزینه ها بر اساس توانایی پرداخت هر فرد تقسیم می شوند. این روش عادلانه ترین روش است، اما ممکن است برخی از افراد را از خرید محروم کند.
۴. استفاده از نرم افزار: تعدادی نرم افزار برای تسهیم هزینه های خرید وجود دارد. این نرم افزارها می توانند به شما در محاسبه سهم هر فرد و پیگیری پرداخت ها کمک کنند.
ویژگی های تسهیم هزینه های خرید :
- امکان ثبت و پیگیری سفارشات خرید از ارائه‌دهندگان مختلف، شامل جزئیات مانند تاریخ سفارش، مبلغ، محصول یا خدمت، و اطلاعات ارتباطی.
- این نرم‌افزارها به کاربران اجازه می‌دهند که هزینه‌های خرید را بین بخش‌ها یا افراد مختلف تقسیم کنند. این می‌تواند بر اساس نیازهای سازمانی یا پروژه‌ها، بخش‌های مختلف یا مسئولان مالی تعیین شود.
- ثبت اطلاعات مربوط به تأمین‌کنندگان، ارسال و دریافت پیام‌ها و پیگیری وضعیت سفارشات با تأمین‌کنندگان.
- تولید گزارش‌های متنوع و تحلیل داده‌ها برای درک بهتر وضعیت هزینه‌های خرید، شناسایی الگوها و بهبود فرآیندهای مرتبط.
- مانیتورکردن هزینه‌های خرید و مقایسه آنها با بودجه‌های تعیین شده، هشدار دادن در صورت تجاوز از بودجه و اعمال محدودیت‌های مرتبط با بودجه.
- محافظت از اطلاعات حساس مربوط به هزینه‌های خرید و اعطای دسترسی متناسب با نیازهای کاربران و وظایف آنها.
- قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها مانند نرم‌افزارهای مالی، سیستم‌های مدیریت انبار و سایر نرم‌افزارهای مرتبط برای انجام بهینه‌تر فرآیندهای مدیریت هزینه‌های خرید.