نرم افزار کنترل کیفیت در ERP پایدار
یکی از دغدغه‌های اغلب شرکت‌ها، بویژه شرکت‌های توزیع کننده و تولید کننده که کالاهای مختلفی را از چندین تامین کننده مختلف خریداری می‌کنند، این است که تشخیص دهند، کالای خریداری شده دارای کیفیت لازم برای عرضه یا استفاده در فرایند تولید محصول است یا خیر. زیرا در اغلب موارد، تامین کنندگان کالا و قطعات ممکن است کالایی که تحویل داده‌اند به لحاظ کیفی با سری قبلی همان کالا یکی نباشد. این امر می‌تواند ناشی از بی‌دقتی نیروی کار فعال در خط تولید، وجود عیب و نقص در ماشین آلات یا مواد اولیه‌ای باشد که در تولید آن کالا به کار رفته است.
بنابراین نمی‌توان هیچ موقع کالایی که دریافت شده را با اطمینان کامل مورد استفاده قرار داد و آن را وارد بازار مصرفی یا چرخه تولید کرد. از این رو معمولا در شرکت‌ها بخشی تحت عنوان واحد کنترل کیفیت یا کیوسی پیش‌بینی شده است. این واحد وظیفه دارد در زمان ورود کالای جدید به شرکت، آن را جدا از کالاهای در گردش انبار نگهداری کرده و وارد بخش قرنطینه کند تا مراحل موردنیاز برای ورود به انبار را بگذرانند.
در واحد کنترل کیفیت، چند مورد از این کالاهای وارد شده را به صورت رندوم مورد آزمایش قرار می‌دهند تا اطمینان یابند که کالاهای وارد شده دارای کیفیت و کارایی لازم برای استفاده هستند و حداقل استانداردهای مدنظر شرکت یا واحد توزیع کننده، در تولید آنها رعایت شده است.
نرم افزار سیستم کنترل کیفیت در نرم افزار ERP پایدار ابزاری است که به همین منظور طراحی شده است. در این سیستم زمانی که کالای جدیدی وارد یک مجموعه می‌شود به جای اینکه مستقیما فرم وارد به انبار برای آن کالا، ثبت شده و به موجودی انبار اضافه گردد، از فرم کنترل کیفیت استفاده می‌شود.
در نرم افزار سیستم کنترل کیفیت پایاسافت، فرمی تحت عنوان QC یا فرم کنترل کیفیت تعبیه شده است. در این فرم مشخص می‌شود که کالا از چه شخصی دریافت شده، تاریخ دریافت چه زمانی بوده و چه کالاهایی به چه مقداری دریافت شده است. بنابراین، کالا پس از ورود با این اطلاعات در سیستم ذخیره می‌شود.
نکته قابل توجه اینکه؛ در این سیستم، کالای وارده به موجودی انبار اضافه نمی‌شود و زمانی که بخواهیم کالا را بفروشیم و کالا موجودی می‌گیرد، موجودی کالاهایی که برای آنها برگه کنترل کیفیت صادر شده افزایش پیدا نمی‌کند و صرفا کالاهای در گردش انبار به کاربر نمایش داده می‌شود.
بعد از انجام تست‌ها و آزمایشات لازم روی کالاهای وارده، دو حالت اتفاق می‌افتد یا مشخص می‌شود که کالا دارای کیفیت لازم نیست که در این صورت کالا مرجوع شده و به موجودی انبار اضافه نمی‌گردد. در حالت دوم، کالا به لحاظ کیفی مورد تایید قرار می‌گیرد و وارد انبار می‌شود. در این حالت می‌توان روی برگه کنترل کیفیت برگه وارده ثبت کرد. حال ممکن است در تست‌های انجام شده، به عنوان مثال از میان صد قلم کالا، چند کالای بی‌کیفیت پیدا شود و بقیه سالم باشند و با توجه به نمونه‌گیری انجام شده بخواهیم همه کالاها را وارد انبار کنیم. در این حالت، سیستم به کاربر اجازه می‌دهد برگه کنترل کیفیت را در سیستم باز کرده و از روی آن، برگه ورود به انبار را به ثبت برساند. همچنین این گزینه در اختیار کاربر است که مقدار کالایی که قرار است وارد انبار شود را مساوی یا کمتر از برگه کنترل کیفیت ثبت کند. سپس کالا از نوع خرید وارد انبار می‌شود و بعد سیستم مالی خرید کالا را به ثبت می‌رساند.
طی این چرخه در فرایند کنترل کیفیت باعث می‌شود تا کالایی که وارد مجموعه شده، بلاتکلیف نمانده و در سیستم به ثبت رسیده و برای آن برگه کنترل کیفیت صادر گردد و اینگونه می‌توان بر روی برگه کنترل کیفیت، وارده قطعی انبار را ثبت نمود. استفاده از این سیستم باعث می‌شود تا نیاز به دفتر و کاغذ و … برای کالاهایی که به تازگی وارد انبار می‌شوند و در زمره کالاهای ورود موقت قرار دارند، از میان برداشته شود و عملیات به طور کامل و مکانیز در سیستم ثبت گردد.