یک بنگاه اقتصادی برای بررسی نتیجه فعالیت خود در دورههای زمانی مختلف نیاز دارد تا نتیجه مالی فعالیت هایش را به صورت دقیق و مستمر، همراه با جزئیات ثبت کند. معمولا فعالیت یک بنگاه از نظر مالی دو نتیجه دارد که شامل درآمد و هزینه است اما این سرفصلها کلی هستند و لازم است تا اطلاعات دقیق تری جهت استفاده مدیران به آنها ارائه شود. به همین منظور حسابها به جزئی‌ترین شکل ممکن تعریف میشوند که به آن حساب تفضیلی گفته میشود. با توجه به اینکه حسابداری به شکل نرم افزاری بسیار فراگیر شده است لازم است تا حساب تفضیلی در نرم افزار نیز به طور دقیق تعریف شود.
برای ثبت فعالیت های اقتصادی یک بنگاه از علم حسابداری استفاده میکنیم. در حسابداری رویدادهای مالی مربوط به بنگاه ثبت و براساس آن گزارش تهیه شده و به مدیران مربوطه ارائه میشود تا در جریان وضعیت بنگاه اقتصادی خود قرار بگیرند. جهت تهیه گزارش دقیق و جامع برای تصمیم گیری، نیازمند ثبت فعالیت ها به صورت جزئی هستیم که برای تمام افراد قابل درک باشد. دسته بندی حسابها به صورت کلی در حساب کل صورت میگیرد و جزئی‌ترین شکل ارائه حسابها حساب تفضیلی است.
تعریف حساب کل، معین و تفصیلی
وقتی کسب وکاری توسط شما ایجاد میشود حتما به دنبال کسب درآمد و سود هستید. برای اینکه بدانید آیا کسب و کار شما سود مورد نظر در زمان معین را به دست آورده یا نه نیاز دارید تا در بازههای زمانی مختلف بتوانید میزان درآمد و هزینه خود را کنترل کنید. به همین منظور باید هریک از فعالیتها را در گروههای خود دسته بندی نمایید. به طور کلی حسابها شامل دارایی، بدهی، درآمد و هزینه هستند؛ که به آنها حسابهای کل اطلاق میشود و در بالاترین سطح دسته بندی قرار میگیرند.
همانطور که از نام این حسابها بر می آید اطلاعات حاصل از این حسابها بسیار کلی بوده و نیاز به ارائه توضیحات بیشتر دارد به همین دلیل برای هر یک از حسابهای کل یک حساب کمکی در نظر گرفته شده که توضیح مختصری در باره آن ارائه میدهد که به آن حساب معین گفته میشود. به عنوان مثال حساب صندوق یا تنخواه گردان، حساب معین مربوط به موجودی نقد است. حساب های جزء زیر مجموعه حسابهای معین هستند که اطلاعات کاملتری از حساب معین در اختیار مخاطب قرار میدهد.
بیشتر بخوانیم : نرم افزار اتوماسیون اداری
انواع حسابهای تفضیلی
تفضیلی به معنای شرح دادن است، همانطور که از نام حساب تفضیلی بر می آید هنگامی که میخواهیم شرح بیشتری در مورد یک حساب در گزارش حسابداری ارائه دهیم از حساب تفضیلی استفاده میکنیم. به عنوان مثال حساب بانک به عنوان یک سرفصل کلی حساب مد نظر باشد، نام بانک حساب معین و شعبه مربوطه حساب تفضیلی خواهد بود.
حسابهای تفضیلی در دو گروه دسته بندی میشوند که هر کدام مناسب یک نوع گزارش دهی هستند. این دسته بندی شامل حسابهای تفضیلی چند سطحی و حسابهای تفضیلی شناور میباشند. برطبق مثالی که زده شد اگر نام شعبه بانک به عنوان حساب تقضیلی مطرح باشد، ممکن است که ما چند حساب در آن بانک داشته باشیم به این ترتیب نوع حساب، مثلا جاری، به عنوان حساب تفضیلی سطح یک و اگر چند حساب جاری در آن بانک داشته باشیم شماره آن حساب تفضیلی سطح دو خواهد بود.
منظور از حسابهای تفضیلی شناور، حسابی است که می توان آن را به چند حساب معین نسبت داد، به عنوان مثال یک شخص به نام آقای الف به عنوان سرفصل حساب تفضیلی تعریف شده است. آقای الف می تواند مشتری، فروشنده، بدهکار یا بستانکار باشد. در حالت عادی باید چند زیرگروه برای حسابهای مختلف تعریف شود اما با حساب تفضیلی شناور این حساب با حسابهای معین مربوطه مرتبط میشود. برای ثبت حساب در اسناد حسابداری ابتدا عنوان حساب کل سپس حساب معین و بعد از آن حساب تفضیلی نوشته میشود.
بیشتر بخوانیم : نرم افزار crm
حساب تفضیلی در نرم افزارهای حسابداری
در نرم افزارهای حسابداری هر حساب دارای یک کد مخصوص به خود است حسابهای تفضیلی نیز تابع این قاعده هستند. با توجه به اینکه معمولا حسابهای تفضیلی در رده سوم حسابها قرار دارند حداقل کد مورد نیاز برای تعریف آنها دارای سه رقم هستند البته از اعداد بزرگتر نیز میتوان استفاده کرد.
نرم افزارهای حسابداری معمولا دارای عنوان تفضیلی در سرفصل خود هستند برای اینکار فرم مربوط به حساب تفضیلی را باز کرده؛ روی حساب جدید کلیک کرده و در صورت نیاز مشخصات مربوطه را به صورت دستی وارد می کنیم. اگر قبل از تعریف حسابها داده های نرم افزار را تکمیل کرده باشیم میتوانیم با کلیک بر روی مجموعه ثبت شده عنوان حساب مورد نظر خود را انتخاب کنیم. به عنوان مثال ثبت نام تمام مشتری هایی که به آنها کالا و خدمات ارائه میشود در بخش داده های نرم افزار میتواند سرعت و دقت ثبت گزارشهای مالی را تا حد زیادی افزایش دهد.
حسابهای تفضیلی براساس فعالیت هر بنگاه اقتصادی تعریف میشود. هرچه اطلاعات به صورت دقیقتر به نرم افزار داده شود خروجی کاملتری خواهیم داشت. هر میزان زمان برای دادن اطلاعات به نرم افزار صرف کنیم و اطلاعات جزئی تری را وارد نماییم گزارشهای قوی و جامعی در اختیار حسابدار و در نتیجه مدیران شرکت قرار خواهد گرفت.
گزارش حسابداری دقیق و کامل مدیران شرکت را در جریان میزان سود یا زیان بنگاه اقتصادی به واسطه شناخت انواع هزینه و درآمدهای به دست آمده قرار میدهد. بدین ترتیب مدیران میتوانند با اتخاذ تصمیم مناسب میزان هزینه ها را کاهش دهند و زمینه افزایش درآمد را فراهم آورند به این ترتیب به سود بیشتری در یک دوره مالی نسبت به گذشته دست پیدا کنند.
هدف حسابداری در بنگاههای اقتصادی ارائه گزارش جهت اتخاذ تصمیم توسط مدیران شرکت برای نحوه ادامه فعالیت میباشد. هرچه اطلاعاتی که در اختیار حسابدار قرار میگیرد جزئی تر طبقه بندی شود، گزارشی کامل‌تر تهیه خواهد شد و مدیران تصمیمات بهتری اتخاذ خواهند نمود و کسب و کار موفقی خواهند داشت. تعریف حساب تفضیلی در نرم افزارهای حسابداری به شما در ارائه گزارشهای هدفمند به مدیران بالادستی کمک خواهدکرد.
مجموعه نرم افزار مالی پایا افزار
