اگر نگاهی به گذشتگان بیاندازید کاملا به این مسئله پی خواهید برد که وجود کاغذ در حین داد و ستد برای تحویل و یا دریافت کالا ضروری بود. شاید باور این مسئله کمی سخت باشد اما از گذشته تاکنون فاکتور فروش یکی از ارکان اصلی کسب و کارها در تبادلات تجاری به حساب می آید و هیچ تفاوتی ندارد که معامله انجام شده جزئی یا کلی باشد.
هر چند که فاکتورهای فاکتورهای خرید یا فروش، مطابق با استانداردها و البته قوانین دارایی کشور تنظیم می شوند و عدم پیروی از آن میتواند جرائم بسیار سنگینی را برای افراد به همراه داشته باشد. با توجه به این تفاسیر در این مقاله در نظر داریم توضیحاتی را در این راستا خدمت شما ارائه دهیم تا با آگاهی بیشتری به سراغ استفاده از این کاغذ مهم بروید. با ما همراه باشید.
فاکتور فروش چیست؟
در وهله اول باید بدانید از فاکتور به عنوان یک سند تجاری یاد می شود که پس از تایید خرید، توسط فروشنده محصول یا خدمات به خریدار اعطا می شود. در این برگه محتویات محصول یا خدمات خریداری شده به طور دقیق ذکر می شود. این جزئیات میتواند شامل نام و یا نوع محصول، تعداد و البته قیمت آن باشد. نکته اینجاست که در بسیاری از کسب و کارها فاکتور فروش. از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است زیرا علاوه بر اینکه میتواند نشان دهنده دریافت وجه از سمت خریدار باشد، میتواند حکم گارانتی محصول را ایفا کند که در صورت معیوب بودن و یا عدم کارکرد صحیح محصول امکان بازگشت آن وجود داشته باشد.
آن دسته از افرادی که در حوزه تجاری و خرید و فروش کالا و خدمات مشغول به فعالیت هستند در واقع آن دسته از واحدهای تجاری که مشمول نظام مالیات می‌شوند؛ باید در پایان هر دوره مالی، صورت حسابی را مطابق با نظام صنفی خود که حاوی مشخصات طرفین معامله می‌باشد ارائه دهند. همچنین فاکتور فروش برای نرم افزار حسابداری که باید در آن تمامی هزینه ها ثبت شود لازم است.
ویژگی های فاکتور فروش
این صورت حساب‌ها به صورت فاکتورهایی که جزئیات آن به صورت دستی. و یا از طریق نرم‌افزار نوشته شده‌اند به چاپ خواهد رسید و در اسناد رسمی بایگانی می‌شود. در زمان استفاده از فاکتور فروش، آپشن‌های بسیار زیادی پیش‌روی افراد قرار دارد تا کسب و کار خود را رونق بخشند و اعتبار و رسمیتی را برای آن دست‌وپا نمائند. وجود نام و لوگوی اختصاصی بارزترین این اقدامات است. به‌همین دلیل است این روزها اکثر کسب‌و‌کارها از فاکتور فروش اختصاصی استفاده می‌کنند تا با ارائه آن به مشتریان برندشان را در میان عموم جا بیاندازند. همچنین با توجه به اینکه نرم افزار حسابداری فروشگاهی فاکتور فروش را هم برای سند خود نیاز دارد فاکتور هم جزو مسادل مهم سند حسابداری است.
به این نکته توجه داشته باشید که چاپ فاکتورهایی. با نام و لوگوی اختصاصی شما علاوه بر بالابردن اعتبار فعالیت و کسب و کار شما، از جنبه تبلیغاتی نیز برخوردار است. شما با این کار به صورت کاملا محسوس اقدام به تبلیغاتی موثر برای کسب و کار خود کرده اید.
انواع فاکتور فروش
پس از اینکه با فاکتور فروش آشنا شدید، باید بدانید که امروزه انواع مختلفی از فاکتور فروش وجود دارد. در واقع امروزه چاپ انواع اشکال فاکتور از جمله فاکتورهای فروشگاهی، فاکتورهای غیررسمی، فاکتورهای رسمی، فاکتورهای انبار، فاکتورهای نمایشی و… در کسری از ثانیه صادر خواهد شد و تنها نیاز است که افراد مشخصات مربوطه را وارد نموده و به مشتریان ارائه دهند. دو مورد از مهمترین آنها عبارتند از:
صورتحساب عمومی
به طور کلی و به طور عمومی، فاکتورهای عمومی فروش بین فروشندگان مورد. استفاده قرار میگیرد و ارائه دهندگان نیز به سراغ استفاده از این خدمات میروند. هر چند که سایز این فاکتورها می تواند متغیر باشد اما باید اطلاعات مالیات بر ارزش افزوده به طور کامل در آن درج شود. این فاکتور ها به صورت دستی یا یارانه ای صادر می گردد.
صورت حساب ویژه ماشین های فروش
این فاکتورها اغلب توسط فروشگاه های عرضه کالا برای مصرف کنندگان صادر می شود.
بیشتر بخوانیم : اتوماسیون اداری و bpms
چگونگی تهیه فاکتور فروش
اگر جزء کسب و کارهایی هستید که ارائه فاکتور فروش برای ثبت اسناد حسابداری الزامیست باید بدانید. که امروزه به واسطه نرم افزارهای حسابداری متفاوتی که به دنیا معرفی شده، صدور انواع فاکتور یکی از آسان ترین کارهایی‌ست که حسابداران اقدام به انجام آن می کنند. زیرا با کمک نرم افزارهای حسابداری به صورت اتوماتیک میتوانید اقدام به تهیه و چاپ آن نمائید.
هر چند که در حین تهیه باید به تعداد برگ فاکتور، نوع چاپ شماره سریال و البته نوع کاغذ توجه داشته باشید زیرا کاغذ مربوطه باید 60 گرمی جهت تحریر دستی و یا 80 گرمی برای استفاده پرینتر باشد.
ویژگی های فاکتور فروش
برای اینکه بتوانید فاکتور فروشی معتبر را به مشتریان و خریداران خود ارائه دهید؛ در وهله اول باید نسبت به ویژگی های آن آشنا شوید.
- باید اطلاعات کامل خریدار و فروشنده را درج نمائید. این اطلاعات شامل کد اقتصادی، کدملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و سایر مشخصات دو طرف معامله باشد.
- نوشتن سریال فاکتور با توجه به شماره و تاریخ، تقدم و تاخر نداشته باشد.
- شکل و فرمت فاکتور فروش شما، باید با فاکتور نمونه سازمان امور مالیاتی مطابقت داشته باشد.
- درج مهر و امضا، خریدار و فروشنده الزامیست. در غیراینصورت فاکتور مورد نظر شما فاقد اعتبار است.
- در صورتی که محصول شما دارای مالیات و عوارض بر ارزش افزوده است، در اختیار داشتن گواهی اعتبار مالیاتی با تاریخ اعتبار در زمان صدور فاکتور ضروری است.
- شما میتوانید تعداد کاغذ و سایز آن را کاملا اختیاری انتخاب نمائید.
- مهم ترین شاخصه چاپ فاکتور رسمی، شماره سریال آن می‌باشد که می بایست به روش چاپ افست یا ملخی به رنگ قرمز و کمی برجسته انجام پذیرد ، که به راحتی قابل تشخیص برای رسیدگی کننده باشد که کاملا با چاپ دیجیتال و شماره زنی دستی متمایز است .
بیشتر بخوانیم : نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان
فاکتور فروش برای کدام کسب و کارها ضروری‌ست؟
یکی از رایج ترین سوالاتی که در رابطه با فاکتور فروش مطرح می شود، ضرورت صدور آن است. بسیاری از کسب وکارها بر این عقیده اند که فاکتور فروش تنها برای شرکت ها و مجموعه های بسیار بزرگ است. در صورتی که این باوری کاملا غلط می باشد. ارائه فاکتور رسمی به خریداران برای تمام بنگاه های اقتصادی کوچک و بزرگ که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده می شوند اجباری است.
به عبارت ساده‌تر هیچ تفاوتی ندارد که چه کسی برای خرید به سراغ شما می‌آید؛ اینکه اشخاص حقیقی هستند یا بنگاه های اقتصادی، یا هزینه کم یا زیادی داشته باشد؛ در هر صورت اگر مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده باشید و اتوماسیون اداری را رعایت کنند باید در عوض پرداخت مشتریان خود به آن ها فاکتور رسمی بدهید و در صورتی که از این کار خودداری کنید جرائم سنگینی گریبانگیر شما خواهد شد و دولت مطابق با قانون با شما برخورد خواهد کرد.
نکته بسیار مهمی که در حین صدور فاکتور فروش باید به آن بپردازید این است که این فاکتورها تنها برای فروش کالاهای فیزیکی صادر نخواهد شد و برای فروش خدمات نیز ارائه آن الزامیست.
راهکار مالی پایا افزار
